4 errores que puedes cometer en Gmail y por los que podrían despedirte
El uso indebido del correo profesional o corporativo de Gmail puede ser una causa de despido procedente, además de incumplir la legislación de protección de datos. Estos son los 6 errores que no debes cometer en Gmail si no quieres enfrentarte a un despido.
Si usas Gmail como tu servicio principal de correo electrónico, hay ciertas cuestiones que deberías tener en cuenta si no quieres que te despidan en el trabajo.
Antes de nada, has de saber que casi todo lo relacionado con el correo electrónico profesional –al que te da acceso tu empresa o centro educativo– dista bastante, en lo que tiene que ver con la legislación, del que puedas haber creado a nivel personal.
Por ello, es totalmente necesario que tengas en cuenta varias cuestiones al usar este tipo de correo, ya que, además de que tu empresa puede monitorizar tu actividad, es decir, que conocerá cuándo has iniciado sesión o la fecha de envío de un correo, entre muchos otros parámetros.
Un uso indebido, en este caso, podría suponer un despido disciplinario, ya que podría ser la puerta de entrada para los cibercriminales o, simplemente, algo que no deberías hacer durante tu jornada laboral.
Por supuesto, además de esto tu empresa ha de proporcionarte algún tipo de autenticación en varios factores, para prevenir accesos no autorizados a algo tan importante como tu correo, así como datos asociados a la compañía.
Para evitar este tipo de problemas innecesarios, aquí tienes varios errores que podrías cometer al utilizar Gmail, y por los que podrían despedirte de tu puesto de trabajo:
- Usar tu correo profesional como si fuera el personal. Si has decidido reenviar tus correos desde la dirección profesional a la personal, he de decirte que podrías enfrentarte a una sanción tipificada como "muy grave". Así ocurrió al menos en uno de los casos más sonados de uso indebido, por lo cual el Juzgado de lo Social número 41 de Madrid, según el art. 168.1 del Reglamento del Trabajo del Banco de España, dictaminó una declaración bastante conocida en la causa contra Jorge Pérez Ramírez, inspector de Entidades de Crédito y Ahorro en esta entidad bancaria.
- Enviar archivos sin encriptar. Es muy habitual compartir archivos, desde los formato PDF hasta otros que requieren la descarga de vídeos o imágenes. Si lo haces de forma común, lo mejor es compartirlo tras haberlo comprimido, y si utilizas una contraseña para el mismo, añadirás una capa más de seguridad al intercambio de archivos, sobre todo aquellos más pesados.
- No colocar los destinatarios en CCO. En Gmail, como en otros servicios de correo electrónico, tienes la opción de redactar correos, ya sean nuevos o respuestas, en CC y CCO. En el caso de que te hayan enviado algún correo en una lista con otros destinatarios, o si quieres lanzar una convocatoria masiva, lo mejor es que actives la función CCO, para que sean privadas las demás direcciones. Si no haces esto, podrías enfrentarte a una multa elevada, según lo descrito en el Reglamento de Protección da Datos Personales (RGPD).
- No leer el apartado legal de los correos. Aunque suele pasar desapercibido, debajo de cada correo electrónico –al menos en los asociados al mundo profesional– aparece una declaración legal, sobre todo relacionada con la protección de datos, aunque en algunas ocasiones también mencionando la responsabilidad medioambiental. Sea como sea, tendrás que revisarla para que no ocurra nada evitable.
Además de estos usos indebidos de Gmail, existen algunos otros que dependerán de tu puesto de trabajo como tal. Como consejo, revisa siempre lo que dice sobre este tema la empresa para la que trabajes, siempre teniendo en cuenta la legislación vigente.