Asisto a cientos de eventos de tecnología al año y estas son mis apps favoritas para organizarme

Llevo 8 años siendo periodista de tecnología y asisto a cientos de eventos, pero no me vuelvo loco gracias a una serie de apps de móvil para organizarme. Aunque no seas la persona más previsora y ordenada –y yo no lo soy, lo reconozco– hay tantas cosas que planear que no es difícil sentirse abrumado a veces, pero la tecnología ayuda mucho.

Una de las cosas que más tengo que hacer en mi trabajo además de escribir estos artículos es asistir a los eventos de presentación que organizan las marcas más importantes, a veces a nivel nacional en mi ciudad, Madrid, pero también a través de viajes internacionales a otros países de Europa o del mundo.

Entre unos y otros, y si le sumamos los eventos online, popularizados en la pandemia de COVID-19 y que siguen teniendo su hueco pese a la vuelta a lo físico, debo de haber asistido a cientos de convocatorias ya. En el último año, si a la semana puedo asistir a 2 o 3 convocatorias a la semana, no sería raro que hubiera superado las 100 si me pusiera a contarlas.

La cuestión es que cada asistencia a una convocatoria, ya sea en mi ciudad o en otra, requiere una preparación y esto es algo que puede parecer simple a priori, pero cuando estás todo el tiempo de arriba para abajo, la organización se vuelve un aspecto fundamental.

Si eres una persona que acaba de comenzar en un trabajo que requiere asistir a muchos eventos o lugares distintos, seguro que te ayuda que te cuente cuáles son las aplicaciones y servicios que más me ayudan a organizarme para asistir a más de 100 eventos en un año sin volverme loco.

Estas son mis apps favoritas para organizar la asistencia a eventos:

Suite de Google: Calendar, Gmail y más

El primer punto no es una app sino una suite de ellas. Y seguramente no te haya costado mucho adivinar que me refiero al ecosistema de Google.

El gigante tecnológico estadounidense no solo tiene un buscador y un navegador inmensamente populares, sino que aplicaciones como Calendar, Drive y por supuesto el correo electrónico Gmail son de los servicios más populares para trabajadores y personas de a pie en su día a día.

Cada vez que confirmo mi asistencia a un evento presencial, guardo el evento en Calendar con la ubicación, el día y la hora, y además añado recordatorios un día antes y una hora antes (o el tiempo que sea necesario para llegar) para que no haya riesgo de despistes. Los calendarios compartidos y la posibilidad de mostrar todas tus cuentas, incluidas las personales, te ayudará a evitar interferencias de agenda.

Y si es un evento online, incluyo el enlace de la videollamada de Zoom, Meet o similar para tenerlo a mano y copio información esencial en la descripción.

No voy a entrar en mucho detalle porque las de Google son apps que seguro que conoces ya perfectamente. Eso sí, una de las cosas que más me gusta del ecosistema de Google es que tiene ciertas automatizaciones que aplica de forma automática y que te ayuda muchísimo incluso si no quieres pasarte horas probando diferentes configuraciones.

Mi función preferida es la que, cuando recibes un billete de avión o de tren en Gmail después de comprarlo tú o que una empresa te lo gestione, permite que automáticamente se genere un evento de calendario que pone la hora, estación y duración del trayecto. Lo cual es ideal si estabas ocupado cuando llegó y no te acordaste de crearlo tú mismo, ya que previene olvidos.

Y además Google te manda alertas para avisar de la hora a la que debes salir para tener tiempo de llegar desde tu ubicación con tiempo para facturar y no estresarte.

Pero ojo porque Google no es perfecto: por ejemplo no adjunta los billetes a estos eventos de calendario así que necesitarás más apps si no quieres volverte loco entre tus cientos de correos en el momento.

Ecosistema de Microsoft: Outlook, Calendar y más

Con las mismas opciones principales que Google, existe una alternativa bastante clara a su ecosistema para trabajadores y usuarios finales: Microsoft.

La suite de la creadora de Windows es inmensamente útil para mantener tu agenda en orden gracias a herramientas como el correo electrónico de Outlook, el calendario de Calendar, la colaboración de Teams, el almacenamiento de OneDrive o los documentos de Microsoft 365 –la antigua Office, con Word, Power Point y Excel.

Si tengo que decir algo que me gusta especialmente de Microsoft es que la integración de todos los servicios en Outlook es mayor que en Google, donde tradicionalmente son apps separadas, así que la barra lateral de Outlook me permite moverme del correo al calendario sintiendo que no me he cambiado de app.

En general, para asistir a eventos, después de haber probado ambas, creo que Google es más útil e intuitiva que Microsoft, pero si tu empresa los usa, te recomiendo que te familiarices con estos servicios porque tu agenda te lo agradecerá.

App de Wallet para billetes y entradas

Si vas a necesitar tener a mano billetes y entradas para asistir a un evento o simplemente organizar eficientemente un viaje, no te recomiendo que dependas de entrar manualmente en el correo y buscar lo que necesitas cada vez, porque los adjuntos pueden ser difíciles de encontrar en largos hilos o en bandejas saturadas.

Existen multitud de apps de wallets muy sencillas y populares, como las de Google y Apple, en las que puedes acceder a todos tus billetes rápidamente y enseñarlos sin tener que agradar los códigos QR o subir el brillo a mano, porque todo esto lo hacen las aplicaciones automáticamente. 

Sin embargo, siempre he preferido una app gratuita diferente que llevo utilizando desde hace años: PassWallet. 

Aunque no está exenta de algo de publicidad, PassWallet me gusta por lo sencilla que es, que guarda siempre las entradas en vigor y por su funcionamiento con o sin conexión, esto último muy útil si vas a viajar a un país extranjero sin roaming.

Apps de mapas: Google Maps y apps de transporte público locales

Para llegar al lugar del evento es probable que necesites consultar una aplicación de mapas, y salvo que vayas en coche y prefieras Waze, sintiéndolo mucho por la competencia la única app que me convence para buscar direcciones es Google Maps. 

Google Maps funciona en todo el mundo –incluso te puedes fiar en países donde como China, donde se usan otras apps y los servicios occidentales están limitados–, es sencilla, fiable y te salva de cualquier apuro para llegar a cualquier sitio sin perderte o buscar tiendas o restaurantes cercanos si lo necesitas. Es una app tan popular y efectiva que no me voy a detener demasiado.

Sin embargo, pese a todos los enormes esfuerzos que ha hecho Google, Maps aún no es perfecta y por ello siempre suelo llevar instalada la app de transporte público oficial de la ciudad en la que sea el evento o convocatoria en cuestión, porque en las rutas interurbanas o el tiempo que le queda al autobús, son las únicas con información 100% fiable.

En el caso de Madrid, antes usaba las apps de la EMT y Renfe pero me he acabado acostumbrando a usar una gratuita, llamada Madrid MBC, que conjunta todos los medios de transporte público y que funciona de forma razonablemente precisa y fiable, aunque con algún anuncio de más.

Movilidad: Uber y Free Now

Cuando estoy en el extranjero y necesito ir del punto A al punto B durante un viaje de trabajo sin depender del transporte público, las apps de VTC son tu gran aliado.

En mis viajes, Uber y Free Now me ayudan a pedir viajes de forma casi tan sencilla como en mi ciudad de origen y a no depender de taxis de una forma segura en la que sabes exactamente lo que vas a pagar desde el principio. Berlín, París y Londres son algunas de las ciudades europeas en que he usado estos servicios y me han ayudado mucho, así como en Madrid y Barcelona en España.

Eso sí, es importante que antes compruebes si estos servicios están disponibles en el país y, más específicamente, en la ciudad a la que tienes que viajar, si no es la tuya, ya que esto cambia según la legislación local. También debes saber que en algunos lugares Uber solo permite pedir taxis y que en estos casos no suele ser la opción más económica, algo que descubrí recientemente en Turín, o que en Barcelona solo puede reservar VTC si es con antelación, pero no en el instante.

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