8 funciones de Microsoft Word que me hubiera gustado conocer antes

La mayoría de los usuarios de Windows conocen las características básicas de Word, una de las herramientas de Microsoft 365. De hecho, muchas personas solo redactan el documento de forma tradicional y lo guardan sin más. 

Esto ha hecho que se pasen por alto algunas de las funcionalidades más geniales del programa cuando no se tienen conocimientos avanzados y lo cierto es que no son tan complicadas de emplear en tus proyectos.

Por esa razón, es hora de que aprendas algunos de los trucos para aprovechar al máximo el potencial de Word y cambiar tu estilo de trabajo al más óptimo posible. En este artículo, tienes algunas de las cosas que deberías hacer para mejorar tu experiencia.

Buscar información desde Word con Smart Lookup

No es necesario que salgas de Word para investigar en un navegador, pues hay uno integrado con la función Smart Lookup.

Es tan simple como seleccionar la palabra o frase que necesitas investigar, hacer clic derecho y presionar en Buscar. 

De esta manera, al lateral derecho te aparecerá un tipo de navegador con los resultados de búsqueda para ir directamente a la página.

Comparar documentos

Otra de las cosas que pueden ser de mucha utilidad es la característica de comparar. Probablemente, tengas dos documentos similares o con información diferente que necesitas concretar. 

Si quieres contrastar entre ambos sin tener que verlos de forma individual, entonces es algo que te será de mucha ayuda. 

Para hacerlo, tienes que ir a la sección de Revisar y pulsar en Comparar>Comparar. Después solo debes elegir el Documento Original y Documento Revisado para ver el resultado de las diferencias.

Copiar formato de fuente con un clic

A veces, cuando escribes en Word, la fuente se adapta al estilo por defecto del documento en cuestión.

Copiar el formato de manera manual puede que se vuelva algo fastidioso porque conlleva cierto tiempo invertido. 

No obstante, si seleccionas la fuente que quieres para todo el documento o una frase en específico y vas al apartado de Inicio para pulsar el botón de Copiar Formato, todo será más sencillo.

Usar el Panel de Navegación para organizar las secciones

Organizar tus documentos con los títulos o headings de Inicio es una de las mejores cosas que puedes hacer. 

Cuando realizas estos pasos, tienes la posibilidad de estructurar y modificar de una manera más profesional todas las secciones con la ayuda del Panel de Navegación. 

Puedes acceder a esta característica con el atajo de Word Cntrl+B o yendo a Vista y activando la casilla de Panel de Navegación. Aquí verás tres opciones, siendo la primera Títulos, donde puedes arrastrar los headings a otros sitios, moviendo todo el contenido que tengan dentro. 

La segunda es Páginas, que consiste en cambiar el orden de las páginas, reemplazarlas o editarlas. Por otro lado, está Resultados, un apartado en el que puedes usar el buscador para inspeccionar las palabras o frases del documento y encontrarlas fácilmente.

Crear plantillas en Word

En el caso de que hagas documentos parecidos con frecuencia, ya sea por trabajo o estudios, las plantillas son la clave para ahorrar mucho tiempo. 

La idea es que hagas varios archivos con información genérica, como portadas, introducciones, conclusiones, tablas u otras cosas que se puedan modificar dependiendo de lo que necesites. 

Una vez que los tengas, conviértelos en plantillas para abrirlos directamente y no tener que hacer lo mismo cada vez que debas realizar un proyecto. 

Para ello, tienes que ir a la opción de Archivo de la esquina superior izquierda y hacer clic en Guardar Como. Ahora, pulsa en Este PC y elige Plantilla de Word (.dotx) para darle a Guardar y determinar el destino.

Quitar las distracciones con el Modo Enfoque

Distraerse con tantas funcionalidades en Word es más común de lo que piensas, así que si lo haces, no tienes por qué sentirte culpable, puede pasarle a cualquiera. 

Por suerte, el programa incorpora el Modo Enfoque o Modo Concentración, el cual se encarga de proporcionarte un espacio especial para evitar cualquier tipo de distracción. 

Lo mejor de todo es que es muy fácil activarlo, solo tienes que entrar en Vista y hacer clic en el botón de Concentración o Enfoque. 

De este modo, aparecerá el documento con fondo negro sin ningún fragmento de la interfaz que pueda desviarte de tu redacción. Cuando quieras salirte de esta modalidad, presiona la tecla Esc y volverá a la normalidad

Usa el Inspector de documentos para encontrar y eliminar datos privados

La seguridad de tus datos personales es una de las cosas que siempre debes tener presentes. Cuando haces algún proyecto o necesitas compartirlo por Google Docs sin tener que mostrar información confidencial, lo mejor es asegurarte con la función Inspeccionar. 

Lo que hace esta acción es analizar por completo el archivo para encontrar palabras o datos relevantes que tal vez te interese eliminar para mantener tu integridad digital.

Puedes usar dicha característica si vas a Archivo y accedes a Información. Después, pulsa en Comprobar si Hay Problemas para hacer clic en Inspeccionar Documento. 

Continuamente, marca la casilla de lo que tienes que analizar y presiona el botón de Inspeccionar para que se efectúe el proceso.

Escribir hablando con el Dictado por Voz

¿Te has cansado de tanto escribir en el teclado? Entonces la opción Dictar de Word es lo que necesitas para hacer que tu trabajo no sea tan tedioso. 

En vez de redactar miles de palabras, puedes decirlas y se escribirán de forma automática en el documento. Esta característica la puedes encontrar en las versiones más recientes de la aplicación, en la sección de Inicio. 

Por supuesto, se requiere de un micro habilitado y una buena pronunciación para que te dé los resultados adecuados. Además, si usas el Dictado Por Voz de Windows, ni siquiera tendrás que activar la opción de Word.

No importa si debes redactar un informe, organizar ideas o incluso hacer una presentación, con estas recomendaciones alcanzarás un nuevo nivel de eficiencia y creatividad en esta popular herramienta de Microsoft Office.

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