Hasta ahora, los usuarios de Excel Copilot debían introducir manualmente instrucciones repetitivas cada vez que querían aplicar formatos, estilos o estructuras específicas a sus datos.

Con la nueva función de personalización, los usuarios podrán definir reglas permanentes para Copilot directamente desde la configuración. Estas reglas permiten especificar preferencias como formatos de moneda, estilos de informes, convenciones de nombres o incluso cómo deben generarse ciertas fórmulas. Una vez establecidas, Copilot las aplicará automáticamente sin necesidad de volver a indicarlas.

Además, Microsoft ha introducido las llamadas “reglas de libro”, una mejora pensada para la colaboración en equipo. Estas reglas se almacenan dentro del propio archivo de Excel, lo que permite que se mantengan incluso cuando el documento se comparte con otros usuarios. De esta forma, todos los miembros de un equipo trabajan bajo los mismos criterios definidos para el uso de Copilot.

Otra ventaja de este sistema es su flexibilidad. Los usuarios pueden definir reglas de forma natural, escribir ejemplos dentro de la hoja de cálculo o incluso permitir que Copilot infiera automáticamente patrones a partir de los datos existentes.

La función de personalización ya está disponible para usuarios de Copilot en Excel en la web, Mac y Windows. Sin embargo, las reglas de libro todavía se encuentran en fase de prueba para usuarios del programa Insider en Windows y Mac.

Detrás de todo esto hay una enorme alianza de compañías europeas como IONOS, Nextcloud, Eurostack o XWiki, entre otras. Juntas han creado un editor basado en web que no es el típico programa que te descargas e instalas en el ordenador. En su lugar, se mete directamente dentro de las plataformas que ya usan las empresas.

Con Euro-Office puedes ver, editar y compartir documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y archivos PDF. Además, para que el cambio no sea complicado, es totalmente compatible con los formatos de siempre, como DOCX, PPTX o XLSX, y también con los formatos libres ODF. Te metes en la web, editas con un compañero en tiempo real y el archivo se guarda solo en tu nube.

La primera empresa que va a incluir Euro-Office dentro de su última actualización Hub 26 de primavera va a ser Nextcloud. Justo después, a lo largo de este verano, serán los clientes de IONOS. Las empresas francesas y neerlandesas del grupo, como XWiki y Office.eu, tienen planes para lanzar sus propias integraciones antes de que termine el año.

¿Cómo descargar Euro-Office en tu ordenador o usarlo online?

Debes saber que no vas a encontrar un botón de descarga al uso. Al ser una herramienta para usar en internet, la verás aparecer integrada directamente dentro de las plataformas de almacenamiento en la nube asociadas a partir de la próxima semana.

Frank Karlitschek, el jefe de Nextcloud, ha explicado que la prioridad absoluta era lanzar una versión con la que la gente pudiera ponerse a trabajar ya, por lo que han automatizado las pruebas de seguridad para que el sistema sea fiable desde el primer día.

¿Qué características y formatos tiene este Office europeo?

En el día a día, la herramienta funciona exactamente igual a los programas que usas siempre. Al estar creada para el navegador, permite que varias personas trabajen en el mismo párrafo a la vez sin que se pierda información.

Por otro lado, cuenta con compatibilidad total con extensiones como ODT, ODS o TXT.

Ahora bien, es un poco diferente a Google Docs o Microsoft Office en el sentido en que Euro-Office no está creada como una aplicación directamente, sino más bien como una herramienta basada en la web para integraciones en servicios de envío de archivos, sitios de wiki online o gestión de proyectos.

¿Por qué hay polémica con OnlyOffice y LibreOffice por su licencia?

Comentar que Euro-Office no se ha programado desde cero; se ha creado usando el código de OnlyOffice, un programa gratuito y abierto.

El problema es que, aun siendo código abierto, hay ciertas normas (en este caso, una licencia llamada AGPL v3). Esta afirma que puedes usar el código gratis, pero estás obligado a mantener el nombre de los creadores originales y darles el mérito. Como era de esperar, esto es algo que no le ha sentado muy bien a OnlyOffice, ya que los creadores de Euro-Office han borrado su marca para poner el sello europeo.

Por otro lado, LibreOffice también tiene algo importante que decir. Acusan a Euro-Office de dividir a la comunidad y de acabar beneficiando de rebote a Microsoft y Google.

Según explican, en lugar de gastar recursos en crear una suite nueva que compita con los proyectos de software libre que ya llevan años funcionando perfectamente en Europa, deberían haber unido fuerzas con lo que ya existía.

Italo Vignoli, uno de los miembros fundadores de The Document Foundation detrás de LibreOffice, asegura que Euro-Office no es "la primera suite ofimática de código abierto desarrollada en Europa". Primero llegó OpenOffice en 2001 o LibreOffice en 2010.

Asegura que Euro-Office tiene potencial para convertirse en una alternativa de código abierto al software de Microsoft, pero por el momento solo refuerza su dependencia. Mientras utilicen el formato de documentos OOXML, la conexión con Estados Unidos es inevitable.

¿Realmente merece la pena cambiar de Microsoft Office a Euro-Office?

Eso de tener un Word o un Excel europeo que cuide tus datos con las leyes de privacidad europeas y que te permita eliminar las suscripciones de Microsoft suena bien. Pero, siendo realistas, hay tres problemas que hacen que todavía no pueda competir con Microsoft:

No te lo puedes descargar en un clic: como antes se ha comentado, no esperes entrar a una web, darle a un botón y tener el programa listo en tu PC. Está pensado para empresas.

En funciones avanzadas tiene mucho trabajo por hacer todavía: si trabajas con hojas de cálculo importantes, usas macros, tablas dinámicas o bases de datos potentes, Euro-Office se va a quedar corto.

El peligro de que se te mueva todo: aunque abre archivos de Word o Excel, en cuanto le metes un documento con un diseño un poco complejo, tablas o fuentes especiales, lo más probable es que se descuadre algo.

Con todo esto, no cabe duda de que es una gran noticia su llegada para Europa, pero, para el usuario que está en casa, Microsoft Office (o incluso Google Docs y LibreOffice, que ya están más asentados) te van a dar menos problemas. A Euro-Office todavía le queda mucho que pulir.

Sin embargo, una cosa es que te encuentres la IA en el menú de inicio de Windows 11 y otra muy distinta es que te interrumpa mientras estás intentando redactar algo en Word, Excel o diseñar una presentación en PowerPoint. Esto es precisamente lo que ha pasado, dando pie a una oleada de críticas tan grande entre los usuarios que a los de Redmond no les ha quedado más remedio que dar marcha atrás.

El motivo de la discordia es el llamado Botón de Acción Dinámica de Copilot, un elemento flotante que la compañía introdujo hace apenas unas semanas con la idea de facilitar el acceso a sus funciones inteligentes.

A priori, los diseñadores de Microsoft pensaron que tener el icono de la IA cerca de tu texto sería una buena idea para que recurrieras a ella rápidamente. En la práctica, se ha convertido en algo muy molesto, catalogado como excesivamente intrusivo. Se cruzaba en mitad de la pantalla, estorbaba a la vista y la inmensa mayoría ni siquiera realmente lo usaban o hacían clic.

Aunque Microsoft ha reconocido que este cambio se ha implementado de una forma correcta, también han tenido que admitir que las quejas son demasiadas.

Es por eso que el equipo de desarrollo de Microsoft 365 ya está preparando una actualización que lo eliminará. La solución que han planteado es que, a partir de los próximos días, bastará con hacer clic derecho sobre el botón flotante de Copilot para que aparezca una opción que te permita enviarlo de vuelta a la barra de herramientas superior. Si necesitas la IA, la tendrás a un clic arriba.

Microsoft entona el mea culpa y avanza algunos cambios importantes que están a punto de llegar a Windows 11

Lo cierto es que, desde que comenzó 2026, parece que Microsoft se está tomando el odio hacia Windows 11 de forma muy seria.

Consciente de que no puede seguir estirando la cuerda de Windows 11 para siempre, ha estado buscando una salida. No se trata solo de añadir más funciones o de cambiar el menú de inicio; se trata de una cuestión de supervivencia. Con nombre Windows K2, es el intento más desesperado de Microsoft para salvar su buque insignia.

Con esto como base, Satya Nadella, CEO de Microsoft, ha anunciado oficialmente la idea de recuperar la lealtad del usuario mediante un regreso a lo básico. Quieren poner fin a estos años de caos.

Actualmente, la gente está harta de que el sistema se sienta pesado, poco fluido, de que el menú de inicio intente venderte juegos de la Xbox y de que configurar el PC por primera vez sea tarea de horas.

El objetivo principal es una operación de limpieza que acabe con los avisos publicitarios durante la instalación. Además, se han propuesto que Windows 11 deje de drenar tantos recursos de tu PC. Quieren que el sistema vaya como la seda incluso en ordenadores con solo 4 GB de RAM. También prometen un lavado de cara al menú de inicio para que no sea tan complejo.

Por otro lado, quiere poner fin a los pequeños parones al abrir aplicaciones y menús. Para ello, ha lanzado una nueva función que internamente han bautizado como Low Latency Profile (LLP). La idea es que, cuando el sistema detecte que vas a abrir una aplicación o a desplegar un menú, le dé un pequeño empuje de energía al procesador para que suba sus frecuencias al máximo durante un par de segundos.

Lo más curioso de esta novedad son las cifras que se barajan. Según filtraciones, aplicaciones como Outlook o Edge podrían abrirse hasta un 40% más rápido. Pero la cosa no se queda ahí. En elementos que usas cada día, como el Menú de Inicio o los menús contextuales, la mejora de respuesta podría llegar hasta un 70%.

Lo mejor de todo es que este modo LLP no necesita ninguna configuración por tu parte. El sistema operativo es el que se encarga de gestionar esos picos de velocidad en segundo plano, activándolos solo cuando realmente hagan falta.

El nuevo botón aparece en la esquina inferior derecha de las hojas de Excel y se mantiene visible de forma permanente. Aunque los usuarios pueden moverlo a un lateral mediante la opción de “anclar”, no existe una forma real de ocultarlo o desactivarlo. Al interactuar con él, se abre el panel lateral de Copilot, desde donde se pueden realizar acciones como crear tablas, investigar datos o recibir asistencia guiada en Excel.

La principal queja de los usuarios es que este elemento resulta intrusivo y rompe el flujo de trabajo habitual. Muchos señalan que el botón tapa parte del contenido de las hojas, interfiere en capturas de pantalla e incluso puede dificultar el uso de elementos como la barra de desplazamiento.

En los foros de feedback de Excel, varios usuarios han expresado su descontento, reclamando a Microsoft la posibilidad de desactivar el botón o devolverlo a la barra superior del programa, donde estaba integrado anteriormente. También critican que incluso tras desinstalar Copilot, la función vuelve a aparecer tras futuras actualizaciones.

Algunos usuarios lo describen como una “actualización forzada” y aseguran que no quieren ver herramientas de IA ocupando espacio en sus hojas de cálculo. Otros afirman que este tipo de cambios les empuja a buscar alternativas al software de Microsoft si no se ofrece una opción de control más clara.

El principal problema señalado es la falta de una opción de personalización. Mientras Microsoft apuesta por integrar Copilot de forma cada vez más visible dentro de su ecosistema, parte de la comunidad reclama justo lo contrario.

Por ahora, Microsoft no ha respondido oficialmente a las críticas, aunque el volumen de quejas sugiere que el debate sobre la integración de la inteligencia artificial en herramientas clásicas como Excel no ha hecho más que empezar.

En concreto, Word, Excel y PowerPoint ya no se abrirán como los programas que conoces de toda la vida, sino como asistentes. La idea de fondo es que dejes a un lado tu trabajo con las celdas de Excel o las animaciones de PowerPoint y simplemente le expliques a la IA qué quieres conseguir.

Sumit Chauhan, la presidenta de Office en Microsoft, ha bautizado esta experiencia como la predeterminada, justificando que, por fin, la tecnología está a la altura para hacer este trabajo. Según Chauhan, los intentos anteriores de Copilot quedan en el pasado y dejan paso a los agentes especializados.

Por ejemplo, si le pides a Excel que analice las ventas del último trimestre y cree una gráfica comparativa, verás cómo las celdas se rellenan solas y los gráficos aparecen en segundos. En una ventana lateral podrás ir viendo cada paso que da el agente, supervisando sus acciones. Microsoft promete que seguirás teniendo tú el mando y que puedes deshacer cualquier acción que haga la IA. El problema es que ya no tienes elección de si quieres o no esta tecnología en Office.

El vibe working llega a Office 365 y Microsoft las apps se controlarán con IA por defecto

Como era de esperar, este tipo de acciones, si bien son una gran noticia para muchos, hay otros que no la ven con tan buenos ojos. Quieren que la IA sea el centro de tu productividad, pero algunos esto lo consideran una gran intrusión.

Chauhan responde reconociendo que en el pasado hubo fallos de adopción, pero insiste en que esta vez las cosas han cambiado. La diferencia real reside en los "agentes": pequeñas IA especializadas que saben exactamente cómo funciona Office y afirman que realmente te va a ser de ayuda.

Sin embargo, tranquilidad, porque parece que han añadido una opción para que todo vuelva a ser como siempre. Tienes la opción, en ajustes, de desactivar el Agent Mode para volver al chatbot de toda la vida o a la interfaz clásica. Sin embargo, la estrategia es muy clara (e inteligente).

Microsoft sabe que la mayoría se quedan con lo que viene configurado de fábrica. Si te lo ponen por defecto, una amplia mayoría de usuarios se acabarán acostumbrando a la comodidad de no pensar, y en unos meses ya no sabrán vivir sin su agente de Excel. El problema de perder capacidades creativas o de funciones, ya es otro tema aparte, decisión del propio usuario.

Siempre puedes acabar cayendo en la confianza extrema en la IA y entregar un documento con graves errores. Si bien es cierto que su ayuda puede suponer horas de trabajo resueltas en minutos, pasados unos meses la confianza se vuelve extrema y, consigo, llegan los problemas.

Aquí Microsoft se cubre las espaldas con esa ventana lateral de pasos en tiempo real, dejando la responsabilidad última en el humano, pero la tentación de seguir hacia adelante sin leer es muy grande cuando ves que apenas falla. Pero sí, habrá muchas veces que se equivoque.

Pero aún hay otro tema del que hablar: la privacidad y la seguridad de tus datos. Para que el Agent Mode sea tan eficiente, necesita leer y entender todo lo que estás haciendo en tiempo real. Esto significa que cada palabra en Word, cada fórmula en Excel y cada imagen en tus presentaciones pasa por la IA de Microsoft.

Aunque aseguran que los datos no se usan para entrenar modelos públicos en las versiones Premium y Copilot, estamos hablando de aplicaciones que precisamente son muy usadas en entornos laborales y, en muchas ocasiones, cargadas de datos privados.

En concreto, los de Redmond han decidido eliminar App Skills, una herramienta que permitía a los usuarios ejecutar acciones mediante comandos conversacionales dentro de la hoja de cálculo, y trasladar esas capacidades directamente a Copilot y Agent Mode.

App Skills permitía a los usuarios trabajar con datos, crear fórmulas, gráficos y explorar información mediante prompts en lenguaje natural.

Hasta ahora, estas funciones se activaban desde un menú desplegable en la cinta de opciones de Excel.

Sin embargo, Microsoft ha recibido quejas de que múltiples puntos de acceso a Copilot dentro de la misma aplicación generaban una experiencia fragmentada, dificultando su uso.

Por ello, la compañía ha decidido unificar toda la funcionalidad en una sola interfaz más clara y coherente.

Aunque la opción de App Skills todavía puede aparecer en algunas instalaciones, quienes intenten utilizarla recibirán un mensaje de error indicando que ya no está disponible.

Cabe aclarar que Agent Mode ofrece capacidades superiores a las de Excel por sí solo, por lo que consolidar App Skills en esta interfaz permite a Microsoft enfocar sus esfuerzos en desarrollar nuevas funciones para un único entorno más integrado.

De esta forma, los usuarios podrán acceder a herramientas avanzadas sin tener que alternar entre diferentes menús o módulos.

No obstante, la integración aún no está completa, ya que algunas funcionalidades avanzadas de App Skills, como Advanced Analysis Mode, todavía no están disponibles ni en Agent Mode ni en Copilot Chat.

Microsoft ha confirmado que está trabajando para incorporar estas capacidades en futuras actualizaciones.

Teniendo en cuenta la cantidad de datos digitales que existen como nombres, correos electrónicos, contraseñas, pedidos, facturas, mensajes, vídeos o direcciones, lo cierto es que todo eso necesita almacenarse de manera ordenada para que las apps funcionen sin problemas.

Y para tener bajo control esa enorme y loca cantidad de información existe una herramienta que lleva décadas siendo totalmente imprescindible.

Esa herramienta no es una aplicación, es un lenguaje de programación. Un lenguaje que permite la comunicación entre humanos y bases de datos. Se llama SQL, y aunque muy pocos saben de su existencia o qué hace, está presente en casi todos los servicios que usas cada día.

• ¿Qué es SQL?
• ​Cómo SQL organiza la información detrás de la pantalla
• No es solo para programadores, está en todas partes

¿Qué es SQL?

En pocas palabras, SQL significa Structured Query Language, o lenguaje de consulta estructurado. Pero no hace falta memorizar la definición: basta con pensar en SQL como un idioma que se usa para dar órdenes a las bases de datos.

Para contextualizar un poco más, una base de datos es simplemente un lugar donde se guarda información. Puede contener nombres, correos, contraseñas, pedidos, mensajes… todo lo que un sistema necesita para funcionar. SQL permite preguntarle a esa base de datos exactamente lo que queremos saber, o indicarle que guarde algo nuevo, lo modifique o lo elimine.

Por ejemplo, cuando entras a tu cuenta de una tienda online como Zara, el sistema necesita verificar tu contraseña y mostrar tus pedidos recientes. Todo eso se hace con SQL. La base de datos no entiende palabras humanas; necesita que le digas las cosas con precisión. SQL es esa manera clara y directa de hablar con los datos.

Para entenderlo mejor, imagina que tienes una enorme biblioteca llena de cientos de libros y quieres encontrar uno en concreto o aquellos escritos por un autor en específico. Sin un sistema organizado, sería imposible. El SQL funciona para saber exactamente dónde está cada libro y te lo trae al instante.

Lo cierto es que, pese a su antigüedad, sigue estando tan vigente como el primer día. La razón es simple: los datos siguen siendo el corazón de cualquier sistema. Da igual si hablamos de una red social, una app de mensajería o una plataforma de streaming. Todas necesitan guardar y consultar información de forma fiable.

Añadir también que no hay que confundir SQL con lenguajes como Python, Java o JavaScript. SQL no sirve para crear programas, sino para trabajar con datos.

Normalmente, una aplicación usa otro lenguaje para la lógica y la interfaz, y SQL para hablar con la base de datos. Ambos trabajan juntos.

​Cómo SQL organiza la información detrás de la pantalla

Esto se podría imaginar como una hoja de cálculo gigante. Tiene filas y columnas, y cada fila representa un registro, mientras que cada columna define un tipo de dato: nombre, email, dirección, teléfono…

SQL permite que se trabaje con esas tablas de una forma muy rápida. Por ejemplo, si una web necesita mostrar solo los usuarios que viven en Madrid, SQL selecciona esa información al instante, sin tener que mirar registro por registro.

Además, no solo sirve para buscar información. También permite añadir datos nuevos, actualizarlos o eliminarlos.

En cuanto a su funcionamiento, técnicamente hablando, funciona mediante instrucciones, también llamadas consultas. Son frases escritas de forma estructurada que indican exactamente qué se quiere hacer.

Una de las más conocidas es SELECT, que sirve para seleccionar datos. Otra muy usada es INSERT, que se usa para añadir información nueva. También están UPDATE para modificar datos y DELETE para borrarlos.

Como ves, es bastante legible, incluso para quien no programa. No usa símbolos extraños ni estructuras complicadas. Está pensado para ser claro y directo.

Por ejemplo, una consulta SQL puede leerse casi como una frase en inglés: seleccionar ciertos datos de una tabla donde se cumple una condición concreta.

No es solo para programadores, está en todas partes

Antes comentado, cada vez que abres unred social como X, revisas tu correo en Gmail, buscas un producto online en Amazon o revisas tu historial bancario, estás interactuando con bases de datos. Y esas bases de datos hablan SQL para entregar la información en el momento justo.

Por ejemplo, cuando filtras productos por precio en una tienda, no hay un humano revisando uno por uno los artículos. El SQL hace el trabajo: selecciona solo los que cumplen tus criterios y los muestra en segundos. Cuando recibes recomendaciones de series o música, también es SQL quien cruza tus gustos con los de otros usuarios para ofrecerte opciones personalizadas.

Aunque no escribas una sola línea de código, usas SQL todos los días y está en absolutamente todas partes.

La compañía lleva meses experimentando con Copilot en Excel, pero ahora da un paso más con una experiencia integrada directamente dentro de la propia cuadrícula.

Lo último de Copilot es un sistema que permite al usuario escribir lo que necesita mediante una frase y dejar que la IA genere automáticamente la fórmula adecuada, mostrando además una vista previa del resultado.

El proceso es tan simple como seleccionar una celda, escribir el signo igual y teclear la instrucción. Excel mostrará una propuesta generada por Copilot y, si el usuario está satisfecho, solo tendrá que pulsar “Aceptar”.

Este sistema sustituye la introducción manual de fórmulas y también es capaz de modificar fórmulas existentes o combinar datos entre distintas hojas.

Eso sí, el Copilot integrado en la cuadrícula aún tiene algunas limitaciones: solo puede generar una fórmula por instrucción y únicamente trabaja con un rango de datos a la vez. Además, por ahora está disponible exclusivamente para clientes de Microsoft 365 Copilot que utilicen Excel en la web.

Microsoft también ha dejado caer que planea añadir soporte para generar múltiples fórmulas en una misma operación.

Con esta novedad, uno de los mayores desafíos de Excel como es acertar con la fórmula adecuada en cada celda se simplifica enormemente, ya que bastará con describir en lenguaje natural lo que queremos obtener y dejar que Copilot haga el trabajo.

Pero, esa no es la única preocupación que los usuarios tienen ahora que el equipo de LibreOffice ha mencionado que la obsolescencia programada también va a ser un golpe directo a los documentos de Microsoft Office. Sí, uno de los formatos de Word está en riesgo de ser destruido.

Perder archivos de este tipo es una posibilidad porque a medida que pasa el tiempo, podrían deteriorarse por completo. Es un gran problema para cualquier persona que usa el ordenador a diario, ya que tanto para el trabajo, como para estudios y vida personal, se utilizan para guardar información.

¿Tienes muchos proyectos en esta herramienta? Entonces es fundamental que te enteres de por qué podrían volverse “inútiles” cuando menos lo esperes. En este artículo tienes todos los detalles y las consideraciones que deberías seguir si no quieres perder nada.

Los documentos de Word están en peligro porque tienen “fecha de vencimiento”

The Document Foundation ha comunicado de manera oficial una advertencia sobre el uso de los documentos Word. Los formatos “.docx” y “.xlsx” de Microsoft 365 funcionan con una fecha de vencimiento debido a una obsolescencia programada.

Según lo que explican los desarrolladores de LibreOffice, se debe a que reciben “cambios no documentados en el esquema XML que se emplean intencionalmente con fines de bloqueo”. Es decir, el gigante de Redmond cambia el código interno secreto de los archivos para mantener un control general.

Sin embargo, esto también hace que los usuarios tengan que depender de las versiones más recientes del software. Por lo tanto, no hay garantía de compatibilidad futura y podrían convertirse en “huérfanos digitales”. Prácticamente, serían archivos que van a seguir existiendo, pero sin que puedan ser ejecutados por la herramienta adecuadamente.

De esta manera, sucede una situación similar a Windows 10 sin soporte de seguridad, pero en el contexto de documentos. El esquema XML es lo que lleva el documento digital en su parte interna, por lo que si una versión del programa se ha vuelto obsoleto o incompatible, esto impide que sea utilizado.

LibreOffice afirma que el formato ODF es la solución para la preservación de documentos

Depender únicamente de estos formatos solo hace que los documentos estén en riesgo de deteriorarse si vas a guardarlos por mucho tiempo. Tal y como explican los expertos, lo mejor es que cualquier archivo de este tipo que sea de alta relevancia, se guarde en ODF (Open Document Format) del organismo OASIS.

Esta es la alternativa independiente, sí es sostenible a largo plazo. Al ser un estándar abierto (ISO/IEC 26300), tiene una amplia compatibilidad con versiones antiguas. De hecho, mencionan que “si el software actual desapareciera, los desarrolladores podrían crear nuevos programas compatibles con el estándar para manejar los archivos y acceder a su contenido”.

Entre otras de las ventajas que ofrece el ODF es que tiene ZIP con XML legible. Sumando recomendaciones como usar formatos SO/IEC (ODF 1.2 o 1.3) y agregar los metadatos, fuentes, imágenes y cosas similares, será la mejor opción para mantener los elementos seguros.

Si quieres más prevención, entonces es bueno que se almacenen en PDF/A para que pesen menos y no sean editados por terceros, mientras que también es bueno que se tengan copias de seguridad si son cosas muy sensibles.

Con cuatro décadas de historia a sus espaldas, quedan pocas personas que no hayan utilizado a estas alturas alguna vez Microsoft Excel, que junto con Word y PowerPoint es una de las aplicaciones más populares del paquete de ofimática de Office.

Microsoft Excel, hoy parte de Microsoft 365, es una app de ofimática con la que puedes crear hojas de cálculo y editarlas. En la práctica, puede servir también como una herramienta avanzada de análisis y visualización de datos, tanto para uso personal como para profesionales de casi cualquier sector que lo usan en su trabajo.

En total, se estima que entre 1.100 y 1.500 millones de personas han utilizado alguna vez esta aplicación de Microsoft. Aproximadamente 750 millones de ellos son usuarios activos en la actualidad, es decir, una de cada 10 personas en el mundo.

Con ello, el software de la compañía estadounidense se encuentra muy por delante de sus rivales, como Google Sheets, también llamada Hojas de cálculo o coloquial el Excel de Google.

Pero utilizar algo y saber bien cómo se usa no son sinónimos, como bien saben los reclutadores que revisan esos CV en los que todos hablamos inglés avanzado. Microsoft Excel es una de las aplicaciones más complicadas de dominar y que más funciones ofrece de la suite de ofimática de Microsoft.

Cómo descargar Microsoft Excel

Empezando por lo básico, Microsoft Excel está disponible en teléfonos móviles Android e iOS, tabletas y ordenadores Mac y Windows, así que puedes utilizar la app desde casi cualquier dispositivo.

Para descargarla desde móvil o tablet, es recomendable que lo hagas directamente a través de las plataformas oficiales de software de Android (Google Play) y de iOS (App Store) y revisar que el desarrollador sea Microsoft para evitar aplicaciones falsas que se hagan pasar por la original. También puedes seguir los siguientes enlaces, para Android y para iPhone.

En el caso de ordenadores Windows, en la mayoría de ocasiones Excel viene preinstalado al ser una app de Microsoft, pero puedes descargarlo también desde la Microsoft Store o desde la App Store en ordenadores Mac.

Otra opción desde cualquier dispositivo es crearte una cuenta gratuita de Microsoft, acceder a microsoft365.com, introducir las credenciales y seleccionar la aplicación de Excel en el iniciador de aplicaciones, un menú desplegable tras un icono de cuatro puntos, como explica la página de soporte de la compañía estadounidense.

Antes es recomendable asegurarse de que tu Mac o PC cumple con los requisitos mínimos de Microsoft 365 o de Office 2021, su versión más reciente, ya que esta no funciona en equipos muy antiguos.

Qué funciones son gratuitas y cuáles son de pago

La edición básica de Excel es gratuita en móviles y tabletas con pantallas de 10,1 pulgadas o menos, así que no tendrás que pagar nada si solo quieres usar las funciones básicas de la app de hojas de cálculo en estos casos.

No obstante, Excel es de pago en ordenadores Mac y Windows, en los que la versión gratuita solo permite la lectura de documentos pero no crearlos ni editarlos. Solo el primer mes es gratuito pero después hay que pasar por caja sí o sí.

En la actualidad, los precios de Microsoft 365, que incluyen también Word, PowerPoint y OneDrive, son de 99 euros al año para hasta 6 personas o de 69 euros para las cuentas personales. También se puede pagar al mes, con 10 euros al mes para el plan familiar y 7 euros para el personal.

Las ventajas de Microsoft 365 incluyen que puedes utilizar el resto del paquete de aplicaciones de Office, ofrece hasta 1 TB de almacenamiento en la nube por persona, puede accederse a los documentos sin conexión y acceder desde hasta cinco dispositivos a la vez por persona. Esta opción de pago también elimina los anuncios del correo de Outlook.

Las funciones premium de Excel que solo se pueden usar si pagas son:

• Personalizar los estilos y diseños de la tabla dinámica.
• Agregar colores personalizados a formas.
• Insertar y editar WordArt.
• Agregar y modificar elementos de gráfico.

Cómo funciona Excel

En Excel, la mayor parte de tareas se reducen a utilizar hojas de cálculo. Para crear una, abre la app en tu dispositivo y elige la opción de crear un Nuevo libro en blanco. En la parte inferior se habrá creado una pestaña con el nombre Libro1 u Hoja1, pero si haces clic en ella podrás cambiarle el nombre.

Para insertar datos, puedes hacerlo manualmente desde el teclado, usando el ratón o las teclas de dirección para moverte entre celdas, o bien importarlos desde otro archivo directamente desde la barra Insertar o copiar y pegar desde otra tabla o documento de Excel.

Para visualizar los datos mejor, puedes cambiar el formato de las celdas para por ejemplo destacar los encabezados con un fondo de otro color o unas negritas. Esto se lleva a cabo desde el editor de texto en la parte superior en ordenador, y manteniendo pulsado para seleccionar desde el móvil.

Lo que hace a Excel verdaderamente útil son las fórmulas, que se añaden a través de la barra blanca en la parte superior de la hoja, aunque las puedes escribir también directamente en la celda en la que quieras mostrar el resultado.

Muchas fórmulas se sugieren automáticamente solo con seleccionar una fila o columna de datos, como sumarlo, pero para cálculos más complejos tendrás que escribirla tú. Lo bueno es que con la función de extender bajo cada fórmula podrás replicarla en las celdas siguientes para no tener que escribirlas una por una. Pruébalo, suele funcionar.

También puedes usar la función de Insertar para añadir gráficos a tu hoja de cálculo, con varias plantillas recomendadas que puedes usar para mostrar la información incluida en el documento de una forma más visual y elaborada.

Por último, cuando hayas terminado, al igual que cualquier documento de Office tendrás que guardarlo, a través de la opción Guardar como en la parte superior, que además de la ubicación del archivo te permite también elegir cuál quieres que sea su extensión. XML, PDF y CSV son algunas de las más comunes.

Además, Excel dispone de innumerables trucos que permiten que un usuario experto tenga una mejor experiencia y sobre todo pueda automatizar acciones de forma rápida.

Si notas que Excel te va lento, puedes evitarlo con acciones como evitar el exceso de formato, utilizar imágenes comprimidas, simplificando la fórmulas e incluso eliminando filas y columnas en blanco. Entre otras medidas infalibles que aquí te contamos más al detalle.

Otro truco es utilizar el botón de Fórmulas presente en la barra de tareas superior de Excel en sus versiones más modernas. Sin necesidad de que escribas las fórmulas a mano –recuerda que siempre debes terminarlas con un signo = para que se apliquen–, esta función permite sumar, restar, multiplicar, dividir y comprobar si las cifras son impares, pares, mayores, iguales o menores.

Aunque básico, otro truco es el de crear hojas de cálculo distintas en un mismo documento de Excel, algo para lo que tanto solo debes pulsar en el botón de + en las pestañas de la parte inferior, de forma que tu archivo tenga más datos pero estén organizados sin necesidad de crear uno nuevo. Aquí tienes aún más trucos.

Cómo convertir una hoja de Excel a PDF y viceversa

Una de las tareas más comunes que necesitarás saber cuando utilices Excel es convertir de Excel a PDF y al contrario, pasar de PDF a Excel.

Lo primero es más sencillo, ya que simplemente tienes que abrir un documento en formato de Excel, como XML o derivados, con la propia aplicación (botón derecho > Abrir con si estás en ordenador). Una vez dentro, haz clic en Archivo > Guardar como y elige PDF entre las extensiones disponibles.

Mucha gente no sabe que también hay formas de convertir un documento en PDF a Excel sin descargar programar externos. La opción más sencilla es a través de la web IlovePDF, que te permite subir el archivo PDF que quieres convertir y convertir a Excel, en un proceso que apenas dura unos segundos pero que aquí te explicamos paso a paso.

Los principales atajos de teclado que debes conocer

Otra característica útil de Excel es la capacidad de llevar a cabo muchas de las tareas que llevan varios clics e incluso están bastante escondidas de forma rápida gracias al uso de infinidad de atajos de teclado.

Puede que todos no te sirvan, pero seguro que hay alguno de estos atajos que te simplifica mucho las próximas hojas de cálculo que crees en Excel:Puede que todos no te sirvan, pero seguro que hay alguno de estos atajos que te simplifica mucho las próximas hojas de cálculo que crees en Excel:

1. Ctrl+A: Abrir el cuadro de diálogo Abrir, permitiéndote seleccionar un archivo para abrirlo.
2. Ctrl+B: Abrir el cuadro de diálogo Buscar, que te ayuda a encontrar palabras o valores específicos en tu hoja de cálculo.
3. Ctrl+C: Copiar las celdas seleccionadas.
4. Ctrl+D: Llenar hacia abajo.
5. Ctrl+E: Aplicar formato de tabla a un rango de celdas.
6. Ctrl+J: Copiar la fórmula de la celda izquierda a las celdas seleccionadas hacia la derecha.
7. Ctrl+K: Cursiva.
8. Ctrl+N: Negrita.
9. Ctrl+S: Subrayado.
10. Ctrl+T: Abrir el cuadro de diálogo Crear tabla, que te permite convertir un rango de celdas en una tabla.
11. Ctrl+U: Nuevo libro de trabajo.
12. Ctrl+V: Pegar el contenido del portapapeles en la ubicación seleccionada.
13. Ctrl+X: Cortar celdas.
14. Ctrl+Y: Rehacer la última acción.
15. Ctrl+Z: Deshacer la última acción.
16. Ctrl+1: Abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas, donde puedes cambiar el formato de las celdas seleccionadas.
17. Ctrl+2: Aplicar formato de negrita.
18. Ctrl+5: Aplicar tachado.
19. Ctrl+9: Ocultar las filas seleccionadas.
20. Ctrl+0: Ocultar las columnas seleccionadas.
21. Ctrl+F: Ir a la pestaña Archivo.
22. Ctrl+Mayús+_: Remover los bordes de la celda.
23. Ctrl+AvPág: Mover a la hoja siguiente.
24. Ctrl+RePág: Mover a la hoja anterior.
25. Ctrl+-: Abrir el cuadro Eliminar celdas.
26. Ctrl++: Abrir el cuadro Insertar celdas.
27. Ctrl+Mayús+L: Activar o desactivar los filtros.
28. Ctrl+Mayús+O: Seleccionar las celdas con comentarios.
29. Ctrl+Mayús+U: Expandir la barra de fórmulas.
30. Mayús+F6: Cambiar entre la hoja de cálculo, el panel de tareas, el control de zoom y la cinta de opciones.
31. Ctrl+F9: Minimizar una ventana del libro hasta convertirla en un icono.
32. F12: Mostrar el Guardar como.
33. Ctrl+Mayús+F: Agregar la siguiente hoja a la selección de hojas.
34. Ctrl+Mayús+RePág: Agregar la hoja previa a la selección de hojas.
35. Ctrl+Espacio: Seleccionar la columna actual.
36. Mayús+AvPág: Extender la selección hacia abajo.
37. Mayús+RePág: Extender la selección hacia arriba.
38. Ctrl+Mayús+!: Aplicar el formato con dos decimales, miles y signo menos (-) para valores negativos.
39. Alt+F8: Abrir el cuadro de diálogo Macro.
40. Ctrl+Mayús+#: Aplicar el formato de fecha.
41. Ctrl+Mayús+@: Aplicar el formato de hora.
42. Ctrl+Mayús+&: Aplicar un borde a la celda.
43. Ctrl+Mayús+: Copiar el contenido de la celda superior.
44. Ctrl+*: Seleccionar la región actual de celdas con datos.
45. Ctrl+Mayús+Enter: Ingresar una fórmula matricial.
46. Alt+Enter: Comenzar una nueva línea en una misma celda.
47. Shift+F9: Calcular la hoja de cálculo activa.
48. Alt+F11: Abrir el editor Visual Basic.
49. Ctrl+tecla +: Activar o desactivar las fórmulas de las celdas.
50. Alt+F1: Insertar un gráfico.

Diferencias entre Google Sheets y Excel

Aunque ambos son aplicaciones de hojas de cálculo muy populares, hay diferencias importantes entre Microsoft Excel y su gran rival, Google Sheets, o Hojas de cálculo de Google.

Google Sheets suele ser mejor para equipos que necesitan colaborar en un mismo documento, ya que los cambios se aplican en tiempo real, aunque también tiene un modo sin conexión. También es más sencillo de utilizar y su curva de aprendizaje es más asequible.

Y el gran beneficio de Google Sheets es que es gratuito para uso individual y solo los usuarios profesionales tienen que pagar, algo que como ya has podido leer antes no sucede en la app de Office.

Microsoft Excel es mucho más avanzado en las funciones de cálculo y análisis, ya que dispone de más fórmulas y más complejas en su biblioteca. También ofrece más posibilidades de visualización y recomendaciones inteligentes, que últimamente se han mejorado con la introducción de la IA de Copilot.

Puede haber errores de sintaxis, elección incorrecta de funciones o referencias a celdas equivocadas, problemas frecuentes que pueden entorpecer bastante el trabajo.

Para simplificar este proceso, Microsoft está introduciendo en Excel una nueva función de Copilot llamada “Completado de fórmulas”, que, gracias a la potencia de los modelos de inteligencia artificial, sugerirá y completará automáticamente las fórmulas desde el momento en que los usuarios escriben el signo igual.

Es decir, cuando escribamos el signo igual en Excel, Copilot analizará el contexto e incluirá sugerencias de fórmulas.

También proporcionará una vista previa del resultado y una breve descripción del propósito de la función. A medida que el usuario escriba más caracteres después del “=”, Copilot actualizará sus sugerencias en tiempo real hasta encontrar la fórmula más adecuada.

Actualmente, la función no soporta fórmulas que referencien datos de otras hojas, aunque Microsoft podría añadir esta funcionalidad en futuras actualizaciones.

Esta función de completado de fórmulas ya está disponible para usuarios de Copilot en Excel para la web, en inglés de Estados Unidos, y se espera que llegue próximamente a la versión de escritorio con soporte para más idiomas.

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En una fotografía, por ejemplo, aparecen los datos binarios –los 0 y 1 que son capaces de reconocer los ordenadores–, que no son otra cosa que la imagen en sí misma, mientras que los metadatos son la información complementaria, en texto plano.

En este mismo ejemplo, los metadatos serían la ubicación geográfica donde tomaste la foto, la relación de aspecto, el tipo de sensor que has usado, la fecha y hora, así como cualquier otro datos relacionado que pueda identificarte.

Al igual que ocurre con las imágenes, los documentos que puedas haber creado con editores de texto como Word o LibreOffice también tienen asociados metadatos, que contienen información sensible, como el directorio donde se ha guardado el archivo.

Por ello, siempre conviene limpiar y eliminar los metadatos, algo para lo cual este tipo de editores ya cuentan con herramientas para no complicarse mucho la vida; de esta forma, no mandarás toda esta información al compartirlo, por ejemplo, con personas ajenas a tu organización.

Te explicamos cómo puedes eliminar los metadatos de cualquier archivo antes de compartirlo para borrar tu información.

Cómo eliminar los metadatos en Word, Excel y Powerpoint

Si eres usuario de Windows y del paquete de Office –Word, Powerpoint y Excel–, puedes revisar todos los metadatos que existen asociados a un archivo de forma muy fácil.

En la ubicación del archivo, haz clic derecho sobre el mismo y selecciona Propiedades; aquí verás que se abre una ventana emergente. Si pinchas en la pestaña de Detalles, verás que existe bastante información relacionada sobre el mismo y sobre el usuario que lo ha creado.

Para eliminar estos, Microsoft lo pone bastante fácil gracias a la inspección de documentos, que funciona de la misma forma en sus diferentes servicios de ofimática. 

Dentro de un documento de texto, una presentación o una hoja de cálculo, selecciona la pestaña Archivo que aparece en la parte superior izquierda. Verás que en el menú denominado Información aparecen varias herramientas al pinchar en Comprobar si hay problemas.

La que estamos buscando es Inspeccionar documento, en la que podrás revisar todos los metadatos. Marca únicamente la segunda opción, Propiedades del documento e información personal y pincha en Inspeccionar.

Como resultado, tendrás los metadatos ocultos y la información guardada en el documento. Elige Quitar todo y ya habrás limpiado todo esto del documento, protegiendo información sensible sobre ti.

¿Y si utilizo otro editor de texto como LibreOffice? Los pasos son también muy sencillos. Dentro del archivo en cuestión, tendrás que seleccionar Herramientas en la barra superior y, a continuación, elegir Opciones.

En la ventana emergente que te aparecerá, del primer menú desplegable, elige la opción Seguridad y vuelve a pinchar en Opciones, lo que te llevará a las Opciones de seguridad. Aquí simplemente marca Eliminar la información personal al guardar y pulsa en Aceptar.

En caso de que ya hayas guardado los metadatos, puedes acortar este proceso desde la pestaña Archivo y eligiendo Propiedades. En la pestaña General, selecciona la opción Restablecer y, a continuación, desmarca la casilla Utilizar los datos del usuario.

Cómo eliminar los metadatos de un PDF o imágenes

En caso de que necesites eliminar tu información asociada y oculta de archivos PDF o imágenes, la cuestión se complica algo más, ya que no existen accesos directos para quitar los metadatos, al menos no los que tienen que ver con la ubicación, fecha de creación y modificación o atributos.

Para los archivos PDF y las imágenes –además de cualquier archivo del que conozcas su ubicación–, necesitaremos utilizar la herramienta ExifTool, la recomendada por INCIBE –Instituto Nacional de Ciberseguridad–, ya que es mejor no usar las de terceros en línea.

En primer lugar, descarga el .zip que aparece en este enlace. Una vez lo tengas en la carpeta Descargas, haz clic con el botón derecho del ratón, selecciona Extraer archivos y corta y pega todos sus archivos en el directorio C:Windows, para poder usar la herramienta en consola.

Ahora busca Símbolo de sistema en la barra de búsqueda de Windows y pincha en Abrir. Aquí, tendrás que dirigirte a la ruta donde hayas guardado esta; en este ejemplo, sería C:\>cd Windows\exiftool-13.32 –o la versión en cuestión que hayas descargado–.

Una vez aquí, vuelve a acceder al directorio de la herramienta de la misma ruta con C:\Windows\exiftool-13.32>exiftool, deja un espacio y entre comillas escribe la ruta del archivo en cuestión del que quieras eliminar los metadatos, con la extensión al final, por ejemplo, .pdf.

Para quitar todos los metadatos del archivo, entre ambos comandos dejamos un espacio y escribimos -all= con lo que eliminaremos esta información. Estos mismos pasos se pueden realizar con numerosos tipos de archivo, ya que Exiftool tiene compatibilidad con muchísimos.

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Cuando necesitas sacar un informe o limpiar los datos, cada clic se convierte en una trampa. Aunque es una herramienta potente, la herramienta de Microsoft se vuelve torpe cuando crecen los datos o las tareas se vuelven repetitivas. Lo que debería tardar unos minutos termina llevándose horas.

Pero existe un truco que casi nadie conoce y que puede cambiar por completo la forma en que trabajas con hojas de cálculo. Se basa en Python, con ayuda de un script sencillo, puedes automatizar los procesos tediosos de Excel y convertirlos en tareas que se resuelven en segundos.

Automatizar tareas con Python en Excel te ahorra horas de trabajo

Basta con conocer lo básico para aplicar este truco. Usando una biblioteca llamada Pandas, puedes importar un archivo de Excel, seleccionar los datos que te interesan, filtrarlos, ordenarlos y exportar un nuevo archivo con la información ya limpia y lista para trabajar.

Por ejemplo, si tienes una hoja de ventas con miles de filas y columnas mezcladas, puedes escribir un script que extraiga solo las columnas clave, agrupe por categorías, elimine duplicados y genere un resumen automático. Lo mismo ocurre si necesitas crear un informe, una vez montado el script, solo cambias el archivo de entrada y obtienes el resultado sin tocar una sola celda.

Con apenas unas líneas de código puedes generar en minutos lo que antes te llevaba horas. Esto no solo te ahorra tiempo, también reduce errores humanos y te permite dedicar tu energía a tareas que sí requieren criterio, no solo pulsar botones y copiar fórmulas.

Para empezar, solo necesitas tener instalado Python y Pandas. El proceso es simple, debes importar el archivo de Excel con una línea de código, seleccionas las columnas relevantes, aplicas filtros o transformaciones si hace falta, y luego exportas un nuevo archivo con los resultados.

¿Tienes direcciones duplicadas o con formatos inconsistentes? Puedes aplicar expresiones regulares para estandarizarlas de forma automática. ¿Los informes de tu empresa necesitan gráficos? Con la biblioteca Matplotlib, puedes crear visualizaciones más claras y estéticas que los típicos gráficos de pastel de Excel, difíciles de leer y muchas veces mal configurados.

Es importante mencionar que este tipo de automatización no requiere grandes conocimientos. Hay miles de ejemplos y tutoriales disponibles, y lo mejor es que una vez dominas las bases, puedes reutilizar y adaptar tus scripts a casi cualquier tarea.

Pese a todo lo que puedes hacer con Excel, tiene límites evidentes. Cuando trabajas con archivos pesados o múltiples fuentes de datos, la aplicación se ralentiza. Las fórmulas se vuelven opacas, y si un archivo se corrompe o contiene errores, detectarlos puede ser un infierno.

Además, no está pensada para escalar, hacer cambios en cien celdas es sencillo, pero hacerlo en diez mil implica tiempo y concentración. Por eso, automatizar tareas con Python no es reemplazar Excel, sino darle un aliado, una capa de inteligencia que le falta de forma nativa.

La herramienta de Microsoft es perfecto para ver los datos, pero no siempre para procesarlos. No obstante, con el lenguaje de programación creado por Guido van Rossum, puedes convertir esas hojas llenas de datos en resultados concretos, rápidos y fiables.

Qué tiene Python que lo convierte en una herramienta esencial

Python no nació ayer, fue creado por Rossum a finales de los años 80 con una idea clara, que la programación fuera legible, sencilla y accesible, y lo logró. Desde entonces, ha crecido hasta convertirse en uno de los lenguajes más utilizados en el mundo, no solo en análisis de datos, también en inteligencia artificial, automatización, desarrollo web y ciencia.

Su gran ventaja es la comunidad, millones de personas lo usan, lo mejoran y comparten soluciones. Puedes encontrar librerías para casi todo, si trabajas con datos, hay tres que deberías conocer: Pandas (para manipularlos), NumPy (para operaciones numéricas) y Matplotlib (para visualizarlos). Todas son gratuitas y de código abierto.

Hoy en día, muchas empresas ya buscan perfiles que dominen algo más que Excel. Saber manejar Python es una ventaja clara para cualquier analista, gestor de datos o incluso administrativo que quiera ahorrar tiempo y reducir errores. Lo mejor es que no necesitas ser ingeniero, solo tener la curiosidad de aprender lo justo para hacer que tu trabajo quede de la mejor manera.

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La alternativa de los de Redmond no requiere que los usuarios se suscriban a Microsoft 365. La compañía detrás de Windows permite descargar e instalar algunas de las aplicaciones de su ecosistema en el ordenador, pero tiene truco. 

Microsoft añadirá anuncios en la versión gratuita de Office

Los de Redmond han creado una suscripción gratuita con la que se pueden utilizar aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint en el ordenador sin pagar una cuota mensual o anual. La única diferencia frente a la alternativa de pago es la llegada de anuncios, se mantienen las limitaciones de la versión web de Office 365.

La alternativa gratuita añadirá anuncios en el panel lateral de las aplicaciones, aunque Microsoft también recortará algunas funciones. Esto último no es nuevo, la versión web de Office incluye menos funciones que la opción de pago.

La versión gratuita de Office con anuncios tiene algunas limitaciones en funciones básicas. Por ejemplo, Word no permite cambiar el interlineado, insertar tablas, imágenes o gráficos, tampoco añadir portadas, encabezados o pies de página.

La opción gratuita del editor de textos de Microsoft tampoco permite modificar el estilo cambiando las fuentes, colores y temas. Word pierde también el paquete de WordArt con Office sin licencia.

PowerPoint tiene limitaciones similares: no es posible añadir tablas, imágenes, cuadros de texto y desaparece la opción WordArt. Excel permite crear tablas, utilizar las fórmulas y gráficos, aunque Microsoft bloquea las funciones avanzadas de análisis de datos o crear tablas dinámicas.

¿Cómo utilizar la versión gratuita de Office? Los usuarios que quieran instalar Word, Excel o PowerPoint con anuncios solo tendrán que iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o crear una nueva. Los de Redmond ofrecen la posibilidad de añadir anuncios personalizados o contenido basado en la actividad dentro de las apps.

Microsoft solo guardará los archivos en la nube con Office gratis

Los anuncios en el lateral de las aplicaciones y los recortes en funciones en la versión gratuita no son las únicas limitaciones que imponen los de Redmond. La empresa detrás de Windows solo permitirá guardar los archivos en OneDrive, siempre que el usuario tenga espacio suficiente en su cuenta.

Las aplicaciones del ecosistema de Microsoft no ofrecen la opción de guardar los archivos en un disco duro o pendrive. Si quieres descargar el archivo, tendrás que hacerlo desde la nube o acceder a la carpeta sincronizada en el ordenador.

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Lo mejor de todo es que no tienes que pagar por ninguna licencia, ya que solo tienes que descargarlo en tu ordenador y empezar a utilizarla. Además, es compatible con los archivos xls, xlsx y xlsm, por lo que la transición desde la app de Microsoft es muy sencilla y no perderás ninguno de tus documentos importantes.

LibreOffice Calc no es solo una simple hoja de cálculo, sino una herramienta potente que forma parte de la suite ofimática LibreOffice, disponible de manera gratuita para macOS, incluyendo equipos con procesadores Intel y Apple Silicon, así como para Windows y Linux. 

Su compatibilidad con múltiples plataformas facilita el acceso a usuarios de distintos sistemas operativos sin limitaciones. Al igual que Excel, permite crear gráficos, manejar grandes volúmenes de datos y aplicar fórmulas avanzadas, pero sin costes asociados.

LibreOffice Calc: la alternativa gratuita a Microsoft Excel

Cabe señalar que esta aplicación de código abierto ofrece todo lo que necesitas para trabajar con datos de forma eficiente. Su interfaz intuitiva te resultará familiar si ya has utilizado Excel, pero además, Calc incluye funciones avanzadas que te sorprenderán.

Una de sus mayores ventajas es su compatibilidad con los formatos de archivo de Microsoft 365, es decir, puedes abrir, editar y guardar archivos xls, xlsx y xlsm sin ningún problema, lo que facilita el intercambio de documentos con otros usuarios.

Pero la app va más allá de la simple compatibilidad, y es que también incorpora herramientas de análisis de datos muy potentes, como Solver, que te ayuda a resolver problemas complejos con múltiples variables, o la Búsqueda de objetivos, ideal para calcular valores específicos basados en condiciones predefinidas. 

Si necesitas evaluar diferentes escenarios antes de tomar una decisión, el Administrador de escenarios es una opción que te permite comparar distintas posibilidades y ver su impacto en tiempo real. Además, cuenta con soporte para macros, lo que facilita la automatización de tareas, y su herramienta de tablas dinámicas que permite analizar grandes volúmenes de información de forma rápida y visual.

Una de las grandes ventajas es que al ser una herramienta de código abierto, cualquier usuario puede usarla sin coste, lo que garantiza mayor transparencia y seguridad. Esto significa que no dependes de una empresa para obtener actualizaciones o mejoras, sino de una comunidad global que trabaja constantemente en optimizar la aplicación. 

Mejores características de LibreOffice Calc

• Compatibilidad con archivos de Excel: Permite abrir, editar y guardar documentos en formatos xls, xlsx y xlsm, garantizando una transición fluida desde Microsoft Excel sin pérdida de datos.
• Solver: Es una herramienta avanzada que resuelve problemas complejos con múltiples variables, ideal para cálculos financieros, planificación de recursos y optimización de datos.
• Búsqueda de objetivos: Se trata de una función útil para determinar qué valor de entrada necesitas para alcanzar un resultado específico, ideal para planificar presupuestos.
• Administrador de escenarios: Permite analizar diferentes escenarios hipotéticos comparando variables y resultados, útil en la toma de decisiones estratégicas.
• Soporte para macros: Automatiza tareas repetitivas dentro de la hoja de cálculo, ahorrando tiempo y reduciendo errores al ejecutar acciones de forma programada.
• Tablas dinámicas (Piloto de datos): Esta función facilita el análisis de grandes volúmenes de datos, permitiendo resumir, filtrar y ver información desde distintos ángulos de forma rápida y eficiente.
• Funciones avanzadas y fórmulas personalizadas: Esto significa que es compatible con una amplia variedad de funciones matemáticas, estadísticas y financieras que permiten realizar cálculos complejos sin esfuerzo.
• Gráficos personalizables: Al igual que en Excel, LibreOffice Calc ofrece múltiples tipos de gráficos (barras, líneas, circulares, etc.) para representar datos de manera visual y facilitar su interpretación.
• Formato condicional: También permite aplicar estilos y colores automáticos a celdas en función de sus valores, lo que ayuda a resaltar tendencias o identificar datos críticos en un conjunto de información.

Además, no hay riesgo de suscripciones ocultas ni limitaciones en sus funciones principales, como ocurre con muchas alternativas gratuitas en la nube. En definitiva, si llevas tiempo buscando una alternativa a Excel que sea gratuita y compatible con los archivos que ya utilizas, LibreOffice Calc es la mejor opción. 

Con todas sus herramientas avanzadas, su compatibilidad con diferentes plataformas y la ventaja de ser de código abierto, esta aplicación demuestra que no necesitas pagar una licencia para acceder a una hoja de cálculo profesional y completa.

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Los de Mountain View han apostado por una mejor experiencia de usuario y han llevado la visualización de datos al siguiente nivel. La última actualización de Google Sheets integrará un nuevo panel lateral con funciones de Gemini.

La llegada de Gemini era una cuestión de tiempo. Google presentó el pasado verano las funciones que se añadirían a lo largo de 2025, aunque los de Mountain View se han adelantado con el asistente de inteligencia artificial.

Gemini permitirá generar gráficos y tablas más detalladas basándose en los datos de las hojas de cálculo y conectar la información. La IA de Google podrá detectar patrones en los documentos y analizar el contenido teniendo en cuentalas variables.

Todas las funciones de Gemini para Google Sheets

Google ha añadido un nuevo acceso directo conocido como “Analizar para obtener información” en Sheets para acceder a las funciones de Gemini. El asistente de IA solicitará información para comprender los datos como un breve contexto, patrones que pueden ser relevantes o la correlación que esperan obtener de la información. 

“Para obtener los resultados más precisos, asegúrese de que sus datos estén en un formato coherente, con encabezados claros y sin valores faltantes”, ha recomendado Google antes de lanzar la función al mercado. 

Gemini creará gráficos basándose en los datos que podrá insertar en la propia hoja de cálculo como una imagen estática. La inteligencia artificial de Google incluso utilizará código Python para las tareas más complejas.

La IA de Google no es infalible y tiene algunas limitaciones en cuanto a la vinculación de los gráficos que genere Gemini. El asistente creará una imagen independiente que no está vinculada al contenido del documento, lo que implica que no se modificarán los datos de forma automática si realizas cambios. 

¿Cuándo estará disponible Gemini para Google Sheets?

Las opciones con IA de Google Sheets solo están disponibles para los usuarios que pagan una suscripción a Google One AI Premium o si son clientes de Business o Enterprise Workspace con los programas Standard o Plus. 

Los usuarios con una suscripción a Gemini Education, Gemini Education Premium, Gemini Business o Gemini Enterprise también podrán utilizar la IA en Google Sheets. La compañía ha anunciado que esta actualización llegará a todos los dispositivos compatibles el próximo 20 de febrero.

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Un nombre de un producto es bueno, cuando te da alguna pista de lo que ofrece. Microsoft Office son aplicaciones de oficina: simple y directo. Pero, ¿qué significa Microsoft 365? Ahora se llama Microsoft 365 Copilot, sin que se sepa en ningún momento que ahí están las versiones online de Word, Excel, PowerPoint, etc.

Es obvio que la compañía de Satya Nadella quiere integrar Copilot en todos los sitios, pero no deja de ser una herramienta de IA integrada en aplicaciones de oficina, y suena raro que una herramienta de nombre a todo el paquete de aplicaciones.

Microsoft 365 Office ahora es Microsoft 365 Copilot

A Microsoft se le da bien poner nombres base: Windows, Office, Xbox, Surface, son impecables. Pero cuando se trata de lanzar continuaciones, comienza el caos.

Al principio comienzan bien: Windows 1.0, Windows 3.1, etc. Pero luego empezaron con XP, Vista, vuelta al Windows 7, no existe Windows 9, etc.

Algo similar pasó con Xbox. Con su continuación, en lugar de usar Xbox 2 usaron Xbox 360, luego Xbox One, Xbox Series X / S... ¿Quién entiende esto?

Office ha seguido una numeración regular, usando los años de lanzamiento, con la excepción de Office XP: Office 95, Office 97, 2016, 2019, Office 2024, etc.

Pero entonces Microsoft decidió cargarse una marca universal que había cultivado durante más de 30 años, para adoptar el nombre de Microsoft 365, que  es confuso y no dice absolutamente nada.

La versión con las apps online de Office se llamaba Microsoft 365 Office, o al menos así la llamaba la gente para no perderse. Pero ahora, si la buscas en la Tienda Windows, ha cambiado su nombre a Microsoft 365 Copilot. Así la define Microsoft:

"La aplicación Microsoft 365 Copilot es tu aplicación de productividad diaria para el trabajo y la vida. Te ayuda a encontrar, crear, compartir y guardar tu contenido en un solo lugar con Copilot*, Word, Excel, PowerPoint y mucho más. Solo tienes que iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft para empezar a usar la versión gratuita hoy mismo. (Anteriormente la aplicación Microsoft 365 [Office])".

Poco a poco, se van apagando los últimos rescoldos de Office en las plataformas de Microsoft. Ya solo tiene ojos para Copilot. Si quieres usar Word, Excel, Access, etc., recuerda, ahora están dentro de Microsoft 365 Copilot.

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Hace unos días, Microsoft publicó un documento en donde anunciaba que Office dejaría de funcionar en Windows 10 en octubre.

Pero ese comunicado ha sido borrado, y ahora indica que Office, o Microsoft 365 como se llama ahora, seguirá activo más allá de octubre. ¿Qué es lo que ha pasado para cambiar de opinión?

Microsoft Office funcionará en Windows 10

El soporte técnico de Windows 10 termina el 15 de octubre de 2025. Esto significa que el sistema operativo dejará de recibir parches de seguridad, así que seguir usándolo, será un riesgo.

Hace unos días, Microsoft lanzó un comunicado, que ha sido borrado, pero aún se puede encontrar, en donde dice:

"Microsoft 365 Apps dejará de ser compatible después del 14 de octubre de 2025 en dispositivos Windows 10. Para utilizar aplicaciones de Microsoft 365 en tu dispositivo, tendrás que actualizar a Windows 11".

Hay que recordar que Office, como nombre comercial de Microsoft, ya no existe. Sus apps se integraron en Microsoft 365, y ahora de llama así.

Este anuncio, como es lógico, enfadó a muchos usuarios de Office, que no tienen intención de actualizar a Windows 11 el Día del Juicio Final (el 15 de octubre).

Así que, según ha comprobado WindowsLastest, Microsoft ha borrado el comunicado original, y lo ha sustituido por este otro, en donde dice:

"El soporte con Windows 10 finalizará el 14 de octubre de 2025. Después de esa fecha, si ejecutas Microsoft 365 en un dispositivo con Windows 10, las aplicaciones seguirán funcionando como antes".

Microsoft no ha explicado la razón del cambio, pero en mi opinión, ha estado tanteando el terreno. Sigo pensando que Microsoft acabaré posponiendo la fecha del final de Windows 10, como ha hecho antes con Windows XP y otros sistemas.

Pero ahora mismo está haciendo todo lo posible para que la gente se pase a Windows 11, incluyendo "amenazas" como el fin de Office en Windows 10.

La realidad es que, en enero de 2025, el 60% de los usuarios de Windows, usan Windows 10. Eso son más de 700 u 800 millones de usuarios. Me resulta difícil de creer que Microsoft mate a Windows 10, con tanta gente usándolo.

Microsoft "amenazó" con desactivar Office en Windows 10, pero ha reculado, y ahora dice que seguirá funcionando. Será interesante comprobar lo que pasa en los próximos meses, si esa cifra de usuarios de Windows 10 no se reduce.

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Imagina tener un asistente personal siempre a tu lado, capaz de entender tus necesidades y ayudarte a realizar tareas con solo pedírselo. 

Eso es precisamente lo que Microsoft Copilot aspira a ser: un compañero digital impulsado por IA que se integra perfectamente en las aplicaciones que usas a diario.

Desde su anuncio, Copilot ha creado un gran interés tanto en el ámbito empresarial como entre los usuarios de a pie. ¿Pero qué hace que esta herramienta sea tan especial? ¿Cómo puede cambiar realmente tu forma de trabajar y tu día a día?

• ¿Qué es Microsoft Copilot?
• Así es como esta herramienta con IA llegó a la vida de todos
• Copilot en... Word, Excel, PowerPoint o PowerPoint
• ¿Vives en España y te preguntas cómo acceder a todas estas ventajas?
• Diferencias clave entre Copilot y Copilot+

¿Qué es Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot es un asistente de inteligencia artificial que combina modelos avanzados de lenguaje natural, como GPT-4, con las aplicaciones de Microsoft 365. Su principal objetivo es facilitar tareas diarias, ayudando a los usuarios a ser más productivos y creativos. 

Además, integra la tecnología de DALL-E 3, que permite crear imágenes realistas y originales a partir de descripciones de texto. Cabe señalar que esta tecnología se basa en modelos de lenguaje de gran escala (LLM, por sus siglas en inglés) que han aprendido de una increíblemente enorme cantidad de texto y código extraído de fuentes públicas. 

Puedes acceder a la IA de Microsoft desde diferentes plataformas, como el navegador Edge, el motor de búsqueda Bing y aplicaciones móviles. Además, se incluye en la última versión de Windows 11. Comentar que en este caso se conoce bajo el nombre de Windows Copilot.

La gran baza de Copilot es que, diferencia de un chatbot al uso, como puede ser ChatGPT, este se integra directamente en las herramientas que ya utilizas, mejorándolas aún más.

Así es como esta herramienta con IA llegó a la vida de todos

La llegada al mundo de este asistente se remonta a 2021, cuando Microsoft anunció su colaboración con OpenAI, la empresa detrás de ChatGPT. Esta asociación fue un paso clave y estratégico para integrar la inteligencia artificial generativa en los productos de Microsoft. 

La idea era crear un asistente que no solo respondiera preguntas, sino que también pudiera hacer tareas dentro de las aplicaciones que los usuarios ya utilizan a diario.

En marzo de 2023, durante el evento Microsoft Ignite, la compañía presentó oficialmente Copilot al público. Desde entonces, ha evolucionado a la velocidad del rayo, añadiendo nuevas funcionalidades y mejorando su rendimiento. 

Copilot en... Word, Excel, PowerPoint o PowerPoint

Teniendo en cuenta que se integra en todos los productos de Microsoft, es hora de que conozcas cómo funciona en algunos de ellos con ejemplos:

En Word, Copilot puede ser muy top al redactar documentos. Imagina que tienes que escribir un texto bastante largo y complejo. Puedes pedirle a Copilot que te ayude a crear un esquema o incluso que cree un borrador completo basado en tus notas. También puede darte mejoras en el estilo o resumir documentos largos.

Para los usuarios de Excel, por ejemplo, si tienes una hoja de cálculo con vtodo tipo de números y quieres ver algunos datos, de una forma mejorada puedes pedirle a Copilot que genere gráficos automáticamente o que te ayude a crear fórmulas para hacer cálculos.

En PowerPoint, puede crear presentaciones completas a partir de  indicaciones. Si tienes un esquema básico para tu presentación sobre un tema en concreto, puedes pedirle a Copilot que genere diapositivas con contenido y diseño.

Copilot también mejora la gestión del correo electrónico en Outlook al ayudar a redactar respuestas rápidas o resumir hilos largos de correos.

¿Vives en España y te preguntas cómo acceder a todas estas ventajas?

Hay algunos puntos que debes tener en cuenta y es que no cualquier va a poder acceder a todas sus ventajas. Hay algunas totalmente gratuitas a la hora de generar texto o imágenes, pero si lo que buscas es su integración en las herramientas de Microsoft, la cosa cambia.

Primero, asegúrate de tener una suscripción activa a Microsoft 365. Copilot está diseñado para funcionar dentro de las aplicaciones de Microsoft 365, como Word, Excel y PowerPoint. Si no tienes una suscripción, tendrás que hacerte con una.

Por otro lado, todas estas funciones van de la mano de Microsoft Copilot Pro, que cuesta 22 euros al mes, así que sí, para obtener su máximo potencial, al igual que ocurre con otras tantas apps de IA, necesitas abonar una suscripción. Siempre puedes usar el mes gratis de prueba y ver si te convence y te sale realmente rentable.

Diferencias entre Copilot y Copilot+

Seguramente has visto el nombre de este asistente con el símbolo + a su lado. Comentar que Copilot+ es una versión mejorada y más potente de su asistente de inteligencia artificial. 

Mientras que el Copilot original ya te ayuda a hacer tareas en aplicaciones como Word y Excel, Copilot+ lleva esa ayuda a otro nivel. Imagina que no solo tienes un asistente que te ayuda a redactar documentos, sino que ahora también puede recordar lo que hiciste antes, hacer traducciones en tiempo real y mejorar la calidad de las imágenes. 

Sin embargo, hay un detalle importante: para usar Copilot+, necesitarás un ordenador con hardware específico. Esto significa que no podrás simplemente usarlo en cualquier PC. Necesitarás un dispositivo nuevo que tenga una unidad de procesamiento neuronal (NPU) capaz de hacer frente a esta tecnología. 

Los primeros modelos con esta capacidad ya han comenzado a salir al mercado en 2024, así que si estás pensando en actualizar tu equipo, deberías tener muy presente todo esto y asegurarte buscar uno etiquetado como "Copilot+ PC".

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Ya sea que estés intentando escribir fechas, números o incluso textos específicos, Excel tiene la costumbre de transformar automáticamente lo que escribes en lo que “cree” que debería ser. Esta característica puede resultar útil en algunos casos, pero también puede ser una verdadera frustración cuando necesitas que los datos se queden tal cual los introduces.

Por ejemplo, al escribir “01-01” en una celda, Excel puede convertirlo automáticamente en una fecha, lo cual puede ser problemático si solo querías ingresar un texto. Y esto no es lo único: los números, los signos y hasta las letras pueden ser alterados según las reglas de formato predeterminadas de Excel. 

La buena noticia es que existe una forma de desactivar o controlar este comportamiento, ya sea de manera temporal o permanente.

Si alguna vez te has preguntado cómo hacer que Excel deje de cambiar tu formato automáticamente, estás en el lugar correcto. En este artículo, vamos a explorar paso a paso cómo desactivar el formato automático en Excel y así trabajar sin interrupciones. Lo haremos de manera fácil y sin complicaciones, para que puedas seguir siendo productivo, sin dolores de cabeza.

¿Por qué Excel cambia el formato automáticamente?

Antes de aprender cómo desactivar el formato automático, es útil entender por qué realiza estos cambios por defecto. Excel está diseñado para ser intuitivo y reconocer patrones en los datos que ingresas. Su objetivo es ayudarte a ahorrar tiempo formateando números, fechas o ciertos tipos de datos de manera “inteligente”.

Por ejemplo, cuando introduces algo como “3/4”, Excel lo convierte en una fecha (marzo 4) porque asume que es el formato más adecuado. Lo mismo sucede cuando escribes grandes números que  convierte en notación científica, como 1E+05. Si bien este tipo de “ayuda” puede ser útil en algunas ocasiones, en otras es una molestia.

Este comportamiento se basa en reglas preestablecidas de formato que aplica automáticamente. Afortunadamente, estas reglas no están grabadas en piedra y puedes aprender a gestionarlas para que no interfieran en tu trabajo.

Desactivar el formato automático temporalmente

A veces solo necesitas que Excel cambie el formato en una ocasión particular, sin necesidad de modificar la configuración de toda la hoja de cálculo. 

Aquí te mostramos algunas soluciones rápidas que puedes aplicar cuando lo necesites.

Una de las maneras más sencillas y rápidas de evitar que Excel cambie el formato de un dato es agregar una comilla simple (') justo antes de ingresar el valor. Por ejemplo, si quieres escribir “01-01” sin que se convierta en una fecha, simplemente escribe ‘01-01. De esta manera, Excel reconocerá el dato como texto y no lo transformará.

Este truco también funciona para números que no deseas que Excel convierta, como números de serie o grandes cantidades. Al añadir la comilla, Excel tratará el contenido de la celda como texto puro y no intentará cambiarlo.

Otra opción es cambiar el formato de las celdas a “Texto” antes de ingresar los datos. Para hacer esto, selecciona las celdas en las que vas a trabajar, haz clic derecho y selecciona Formato de celdas. En la ventana que aparece, selecciona la categoría Texto. De este modo, Excel tratará cualquier cosa que ingreses como texto y no aplicará cambios automáticos.

Esta opción es útil cuando sabes que necesitarás introducir varios datos que no deben ser alterados por Excel. El inconveniente es que tendrás que repetir este proceso si quieres desactivar el formato automático en diferentes partes de tu hoja de cálculo.

Cuando copias datos de otra fuente y los pegas en Excel, el programa intenta aplicar el formato automático en función del contenido copiado. Para evitar esto, puedes usar la opción de Pegado especial. 

Después de copiar los datos, haz clic derecho en la celda donde los vas a pegar y selecciona Pegado especial, luego elige Valores. Esto pegará los datos sin aplicar ningún formato adicional.

Desactivar el formato automático de manera permanente

Si el formato automático te resulta más un estorbo que una ayuda constante, puedes optar por desactivarlo de forma permanente. 

Esto te permitirá trabajar sin preocuparte de que Excel altere tus datos en el futuro. Aunque siempre puedes volver al formato automático cuando lo necesites.

Una forma de deshabilitar el formato automático es cambiar las configuraciones de autocorrección. 

Sobre todo, en el caso de los números y las fechas, para que no se autorrellene. Para ello, sigue estos pasos:

• Dirígete a Archivo en el menú principal y selecciona Opciones.
• En la ventana de Opciones de Excel, haz clic en Revisión y luego selecciona Opciones de autocorrección.
• En la ventana de Autocorrección, desmarca las opciones que no desees que cambie automáticamente, como la conversión de fechas o números fraccionarios.

Al hacer esto, Excel dejará de realizar esas conversiones automáticas en todas tus hojas de cálculo, no solo en el archivo actual. Es una solución permanente si prefieres tener control total sobre cómo se ingresan y se formatean los datos.

Si encuentras que Excel sigue aplicando ciertos cambios no deseados, como el uso de notación científica o cambios de color, es posible que se deba a reglas de formato condicional. 

Así que, vamos a ver cómo puedes ajustar y modificar estas reglas de forma fácil, sencilla, con estos pasos:  

• Selecciona las celdas afectadas y ve al menú Inicio.

• Haz clic en Formato condicional y selecciona Administrar reglas.

• Aquí podrás eliminar o modificar cualquier regla que esté aplicando cambios automáticos no deseados.

Esta opción es especialmente útil si trabajas con grandes volúmenes de datos y quieres personalizar el comportamiento de Excel en lugar de desactivarlo por completo.

Si trabajas constantemente con hojas de cálculo que no deben ser afectadas por el formato automático, una buena idea es crear una plantilla de Excel personalizada. 

Simplemente, desactiva el formato automático siguiendo los pasos anteriores y guarda el archivo como plantilla. De esta manera, cada vez que comiences un nuevo proyecto, solo tienes que abrir tu plantilla y Excel respetará las configuraciones que ya has establecido.

Aunque el formato automático de Excel puede ser útil en algunas situaciones, también puede ser frustrante cuando no lo necesitas. La clave está en saber cuándo y cómo desactivarlo, ya sea temporalmente o de forma permanente. Con las herramientas y configuraciones que hemos repasado, podrás tener el control total sobre tus datos y trabajar de manera más eficiente en tus hojas de cálculo.

Recuerda que Excel es una herramienta altamente personalizable, y con un poco de ajuste, puede adaptarse a tus necesidades y estilo de trabajo sin problemas.

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Sin embargo, Google Sheets se ha consolidado como una alternativa gratuita y muy útil, permitiéndote trabajar online y colaborar en tiempo real. 

A continuación, te mostramos cómo funciona esta herramienta y por qué puede ser tu mejor opción para proyectos personales o profesionales.

¿Qué es Google Sheets?

Google Sheets es la plataforma de Google para crear y editar hojas de cálculo, ofreciendo muchas de las mismas funciones que Excel. A diferencia de este último, este servicio es completamente gratuito y solo necesitas una cuenta de Google para acceder a sus características. 

Al ser una plataforma online, permite que varios usuarios trabajen simultáneamente en el mismo documento, lo que facilita la colaboración en proyectos de cualquier tipo.

Además, todas las modificaciones que se realicen se guardan automáticamente, lo que garantiza que no pierdas tu progreso. Otra de sus grandes ventajas es la posibilidad de acceder al historial de versiones, por lo que puedes restaurar cambios o deshacer errores fácilmente.

También puedes personalizar tus hojas con colores, filtros y fórmulas, y descargarlas para trabajar sin conexión o abrirlas en otros programas.

Compatibilidad y Acceso

Google Sheets es compatible con una gran variedad de dispositivos y plataformas. Puedes utilizarlo directamente desde el navegador en tu ordenador, ya sea Google Chrome, Safari, Microsoft Edge o Firefox. Simplemente, accede a tu cuenta de Google y abre tus hojas de cálculo desde Google Drive.

Para quienes prefieren trabajar desde el móvil, Google también ofrece una aplicación gratuita disponible tanto para Android como para iOS. Esta app te permite gestionar y editar tus hojas de cálculo desde cualquier lugar, lo que la convierte en una herramienta muy práctica para quienes necesitan acceso a sus documentos mientras están fuera de la oficina.

Diferencias entre Google Sheets y Excel

Aunque ambos programas son muy similares en términos de funcionalidad, Google Sheets ofrece algunas ventajas clave que pueden hacer la diferencia. 

La principal es la posibilidad de colaborar en tiempo real con otros usuarios sin necesidad de instalar software adicional. Todo se realiza en la nube, lo que evita problemas de compatibilidad o pérdida de información.

Si bien Excel sigue siendo una opción práctica, especialmente para quienes requieren funciones más avanzadas, Sheets cubre prácticamente todas las necesidades básicas, desde fórmulas hasta gráficos. Además, los archivos creados en esta plataforma son compatibles con Excel, lo que facilita compartir y trabajar entre ambas plataformas.

Cómo crear hojas de cálculo en Google Sheets

Para empezar a usar Google Sheets, solo necesitas acceder a la página de Sheets a través de tu cuenta de Google. Desde allí, puedes optar por generar una hoja de cálculo desde cero o seleccionar alguna de las muchas plantillas que Google ofrece, clasificadas en categorías como personal, trabajo, o proyectos.

Las plantillas son ideales para ahorrar tiempo, ya que están preconfiguradas para tareas comunes como gestionar presupuestos, planificar proyectos o llevar el control de asistencias. Solo necesitas personalizar los datos según tus necesidades, lo que hace que crear una hoja de cálculo sea más rápido y eficiente.

Ahora vamos a ver cómo crear una hoja de cálculo desde cero:

• Primero toca sobre el “+” que hay en la parte superior de la pantalla para generar una hoja en blanco o tocar sobre la galería de plantillas para usar alguna de las precargadas. 
• Después de generar una hoja, aparecerá a la derecha una serie de filtros por si quieres configurarla con más rapidez. 

• Una vez tengas tu Excel colaborativo, puedes compartirlo con otras personas pulsando en el botón de arriba a la derecha donde pone Compartir, y puedes elegir que tus invitados solo tengan acceso de lectura o que puedan editar junto contigo. También puedes copiar el enlace de la hoja de cálculo y compartirlo a través de un email o por otras vías con todas las personas que quieras.

Google Sheets es una alternativa práctica, accesible y gratuita a Excel, que ofrece la ventaja de la colaboración en tiempo real y el almacenamiento en la nube. 

Si buscas una herramienta para crear hojas de cálculo de forma sencilla, sin complicarte con instalaciones o pagos, Google Sheets es una opción que definitivamente deberías considerar.

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Sin embargo, esta herramienta ha evolucionado con el tiempo para pasar de ser Office 365 a Microsoft 365, un cambio que se realizó a principios de 2023.

Gracias a esto, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive y otros, se han juntado para crear una suite de servicios completa con el fin de ofrecer un espacio en el que se realicen todo tipo de acciones. 

De esta manera, ofrece un grupo de aplicaciones que puedes aprovechar para muchísimos fines. Por esta razón, en la siguiente lista verás algunos trucos de Microsoft 365 que pueden ayudarte en tu vida diaria, incluso más allá de hacer tareas de trabajo o estudiantiles.

• Haz colaboraciones en tiempo real
• Aumenta tu seguridad online
• Guarda imágenes automáticamente con OneDrive
• Organiza todas tus notas en OneNote
• Organiza tus tareas diarias con Microsoft To Do
• Usa PowerPoint para hacer presentaciones de todo tipo
• Administra las finanzas personales o familiares

Haz colaboraciones en tiempo real

Una de las cosas más geniales de Microsoft 365 es que te da la posibilidad de compartir documentos en tiempo real con colegas en PowerPoint, Excel y Word para trabajar simultáneamente. 

De hecho, junto a una videollamada de Microsoft Teams, se convierte en una de las funciones más útiles de todas, ya que ahorra tiempo y mejora la calidad del trabajo al obtener la retroalimentación instantánea.

Entonces, ¿cómo se hace esto? En realidad, la función en cuestión va de la mano con OneDrive. Si el documento .docx, .xlsx o .pptx se encuentra integrado a la herramienta de almacenamiento en la nube, solo debes compartirlo mediante un enlace o una invitación desde la plataforma. 

Además, cada una de estas plataformas cuenta con una opción para vincular a OneDrive en la barra superior o en la opción de Guardado, lo cual hace que el proceso sea mucho más sencillo.

Aumenta tu seguridad online

Aunque contar con uno de los mejores antivirus es lo ideal, Microsoft te da una capa más de protección que no puedes dejar pasar.

Se trata de Microsoft defender, una aplicación que se encarga de analizar los enlaces a los que accedes en el navegador y darte alertas sobre amenazas potenciales en general. Lo mejor de todo es que funciona tanto para Windows y Mac, como para dispositivos Android e iOS.

Para usarla, tienes que dirigirte a la store correspondiente y busca Microsoft Defender para instalarla. Inmediatamente, comenzará a registrar cualquier tipo de anomalía maligna que esté rondando por el sistema, siempre y cuando tengas una suscripción activa de aproximadamente 6,50€.

Guarda imágenes automáticamente con OneDrive

OneDrive se puede usar de forma gratuita, pero si obtienes una suscripción puedes pasar de tener 5 GB de almacenamiento a 1 TB, algo que puede servirte para mucho si cuentan con demasiados archivos o imágenes importantes en tu ordenador y móvil.

Esta ventaja también te permite crear una copia de seguridad automática para que se guarden todas tus fotos en la nube y así evitas perderla si en algún momento el dispositivo se extravía o daña.

Para configurarlo, debes tener la aplicación instalada y entrar a tu cuenta de Microsoft. En Android debes dirigirte a Yo>Configuración>Copia de Seguridad de la Cámara>Confirmar. 

En cuanto a la versión de iPhone, tienes que pulsar el icono de perfil y acceder a Configuración>Carga de Cámara para activar la casilla que aparece en pantalla.

A partir de ahora, se creará un backup de todas las imágenes que tomes con tu cámara para que no se pierdan.

Organiza todas tus notas en OneNote

Es posible que hayas agregado muchas notas a OneNote y se te pierdan o te confundas al buscar temas específicos. 

Por suerte, esta herramienta incluye una funcionalidad que facilita la agrupación de elementos para que puedas hallar tus pasatiempos e intereses de una forma muy rápida.

Esta característica consiste en crear secciones dependiendo de lo que realices en tu dispositivo y sincronizarlo simultáneamente con el bloc de notas para ver la información que has hecho sobre tus actividades o preferencias.

En otras palabras, vas a encontrar listas de temáticas como videojuegos, estudios, trabajos, hobbies y otras por el estilo. 

Todo esto lo hace de forma automática, pues solo requiere de que redactes alguna nota y selecciones una palabra o frase para convertirla en algo importante desde el botón de la barra superior de la pantalla. En cuanto al móvil, te aparecerá la opción en el icono de tres puntos de la esquina superior.

Organiza tus tareas diarias con Microsoft To Do

Si lo que necesitas es una agenda virtual, en Microsoft 365 tienes la app To Do, donde puedes generar listas de tareas en fechas y horas determinadas.

Lo interesante es que puedes integrarla con Outlook para que se sincronicen tus tareas de correo electrónico. 

Al mismo tiempo, puedes hacer lo mismo con OneNote, creando una nota con el nombre del día y usando la característica To do. Al aprovechar estas funciones, es seguro que te ahorrarás mucho estrés en el día a día.

Usa PowerPoint para hacer presentaciones de todo tipo

Ya sea que necesites crear invitaciones, currículums, presentaciones de trabajo, mapas mentales o conceptuales y otros diseños de documentos, PowerPoint puedo ayudarte con eso.

Cuando utilizas este programa con páginas que ofrezcan plantillas, el proceso se vuelve más simple, ya que solo tienes que descargarla y modificarla.

Eso no es todo, si vas a la sección de diseño y entra en el apartado de ideas de diseño, verás una lista de plantillas integradas en PowerPoint que pueden servirte como inspiración y guía.

Administra las finanzas personales o familiares

En Excel puedes hacer muchísimas cosas, pero una de las que puede servirte en tu vida cotidiana es llevar un seguimiento de las finanzas de una manera eficiente.

No es necesario que tengas conocimientos avanzados sobre las fórmulas de Excel, solo debes ejecutar la aplicación e ir a Más Plantillas>Presupuesto. aquí tiene que elegir la opción de Presupuesto Personal Mensual.

Esta plantilla ya trae todo estructurado, por lo que solo debes modificar el diseño y cambiar los parámetros para que se adapte a tus finanzas. Definitivamente, te ayudará a obtener un total de gastos al mes de una forma sumamente organizada.

Si consideras cada uno de estos trucos de Microsoft 365, optimizarás significativamente el tiempo y tendrás una mejor organización.

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Muchas veces, nos encontramos con celdas desbordadas o con información que no se visualiza correctamente, lo que puede llevar a confusiones o errores. Pero no te preocupes, ajustar las celdas no tiene por qué ser una tarea manual tediosa.

Hoy te traemos una guía completa que te enseñará a ajustar las celdas de Excel de forma rápida y profesional. Aprenderás a usar herramientas y atajos que harán que este proceso sea mucho más sencillo. No importa si eres principiante o si ya tienes experiencia en el uso de Excel; siempre hay algo nuevo que aprender.

Al optimizar el tamaño de tus celdas, no solo mejorarás la apariencia de tus hojas de cálculo, sino que también facilitarás la lectura y la interpretación de los datos.

¿Por qué es importante ajustar las celdas en Excel?

Ajustar las celdas en Excel no es solo una cuestión estética, aunque sí ayuda a que tus hojas de cálculo se vean más ordenadas y profesionales. Un buen ajuste puede mejorar la legibilidad, lo que es crucial cuando compartes tus documentos con otros. Si tus datos están desordenados o cortados, pueden llevar a malentendidos y errores en la interpretación de la información.

Además, ajustar las celdas puede ser fundamental para realizar análisis de datos efectivos. Cuando las celdas tienen el tamaño adecuado, es más fácil visualizar patrones, tendencias y comparaciones en tus datos. Esto es especialmente importante en entornos de trabajo donde el tiempo es oro y la precisión es esencial.

Por último, una presentación bien organizada de tus datos también puede generar una impresión más positiva en tus colegas o superiores. Una hoja de cálculo que se vea cuidada y profesional puede hacer la diferencia en cómo se percibe tu trabajo.

Ajustar celdas automáticamente

Una de las formas más rápidas de ajustar las celdas en Excel es utilizar la función de ajuste automático. 

Esto te permitirá que Excel se encargue de determinar el tamaño adecuado de cada celda según su contenido. Para hacerlo, simplemente sigue estos pasos:

• Selecciona las celdas que deseas ajustar. Puedes hacer esto haciendo clic y arrastrando el cursor sobre las celdas que deseas modificar.
• Dirígete a la pestaña Inicio en la cinta de opciones.
• Busca el botón Formato y haz clic en él. En el menú desplegable, selecciona Ajustar ancho de columna o Ajustar alto de fila, según lo que necesites.
• Excel ajustará automáticamente las celdas seleccionadas para que se adapten al contenido, eliminando la necesidad de hacerlo manualmente.

Ajustar celdas en modo profesional

Ahora bien, si quieres que todas las celdas de esa hoja de Excel se ajusten automáticamente sin tener que tocar nada más, hay una forma muy sencilla de lograrlo.

Solo sigue estos pasos y no tendrás que tocar nunca más el tamaño de una celda, porque ella se ajustará automáticamente.

• Primero, pincha en el botón secundario del ratón sobre la hoja de Excel que quieras, abajo a la izquierda, donde se sitúan las pestañas para agregar diferentes hojas al documento.
• Luego, selecciona Ver código, y aparecerá una segunda ventana.
• En esa ventana, pincha en la primera barrita de la izquierda, donde aparece General, y cámbialo por Worksheet.
• Y por último, escribe entre medias de Private Sub y End Sub este código: Cells.EntireColumn.AutoFit, y cierra la pestaña. De esta manera todas tus celdas se ajustarán automáticamente.

Ajustar las celdas en Excel no solo mejora la presentación de tus datos, sino que también facilita la comprensión y el análisis. Con estos métodos, ya sea de forma automática o manual, podrás optimizar tus hojas de cálculo como un profesional. 

Así que la próxima vez que te encuentres con celdas desbordadas o poco claras, recuerda que tienes las herramientas a tu disposición para solucionar el problema en un abrir y cerrar de ojos. 

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El gigante tecnológico no podía quedarse atrás con la llegada de la inteligencia artificial y ha trabajado a contrarreloj en la integración de Copilot en las hojas de cálculo. La última mejora será algo diferente y añadirá nuevas opciones con Python.

La compañía ha anunciado las funciones en el Microsoft Tech Community. Excel permitirá ejecutar scripts de Python en todos los dispositivos, una de las mejoras más solicitadas por los usuarios. Esta función ha estado restringida durante un tiempo para las versiones de desarrolladores, pero la próxima actualización la llevará a todos los usuarios que tengan un plan Microsoft 365 Business y Enterprise.

Excel mejorará el tratamiento de los datos gracias a Python y permitirá realizar un análisis predictivo. Los usuarios podrán realizar simulaciones dentro de la hoja de cálculo para diferentes escenarios y mostrar toda la información de forma visual.

Excel traerá nuevas herramientas junto con Python

La próxima actualización de Excel incluye nuevas herramientas que facilitan el análisis y el seguimiento de los datos dentro de las hojas de cálculo. Una de ellas es NetworkX para mejorar la visualización de las uniones en una red de datos. Python también trae novedades en las bibliotecas de nube de palabras y NLTK para analizar texto y seleccionar las palabras más utilizadas en un documento.

Microsoft ha decidido renovar la barra de búsquedas después de años sin demasiados cambios. La parte superior integrará las funciones de Python y nuevas opciones como resaltado de sintaxis, finalización de código y ayudas al hacer referencia a datos de la hoja con la función xl(). 

Estas mejoras se suman a una serie de funciones que ha integrado en los últimos meses para competir con Google Sheets y otras herramientas alternativas que utilizan la inteligencia artificial. Excel ha añadido un pegado especial, permitirá exportar los datos en formato de valores separados por comas (CSV) y tiene una navegación más rápida.

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De esta manera, la compañía ha anunciado la llegada de BizChat junto a las denominadas Copilot Pages, una especie de canvas permanente que se une a la interfaz del chat para reunir todos los datos en un mismo sitio.

Con ello, Microsoft quiere que cualquier negocio, ya sea de forma individual o para compartir dichos datos conjuntamente, pueda usar Copilot como un compañero en el día a día, sin tener que salir de BizChat.

Sin embargo, esta es solo la punta del iceberg, ya que la compañía ha integrado a Copilot en varios de los servicios que ofrece Microsoft 365, además de la posibilidad de crear agentes de IA sin conocimiento técnicos desde Copilot Studio.

Crear agentes automatizados de IA nunca fue tan fácil

Microsoft es consciente de que no todos los usuarios de Copilot son expertos en lenguajes de programación, lo cual puede frenar el desarrollo de las posibilidades de esta IA.

Antes de nada, hay que destacar que los agentes son automatizaciones que puedes enseñar a la IA para que te ayude en diferentes flujos de trabajo, por ejemplo, con la redacción de respuestas a correos electrónicos o los recordatorios, entre otros. 

Algo muy parecido a un asistente, como puedes ver aquí.

Con la nueva experiencia, cualquier usuario podrá crear este tipo de agentes desde Microsoft 365 Copilot Business Chat y SharePoint, tan solo hablando con Copilot en lenguaje natural; en este sentido, la IA puede aprender de bases de datos y documentos.

Adicionalmente, ahora también permite que cualquier usuario que desarrolle un agente en Copilot Studio pueda publicarlo directamente en Microsoft 365 Copilot, aunque estos también estarán disponibles desde Business Chat, Teams y la propia app de Microsoft 365.

A pesar de que Microsoft no ha ofrecido fechas concretas de este lanzamiento, sí ha confirmado que estará disponible a lo largo de las próximas semanas.

Copilot renueva los servicios de Microsoft

Una de las novedades en las que Microsoft ha hecho especial hincapié ha sido también la creación de Copilot Pages, una versión integrada del asistente de IA que se añade de forma accesible a la interfaz de Business Chat, o BizChat.

Esta nueva herramienta es una especie de canvas permanente que se queda guardado, como si de una especie de Microsoft Word se tratara. 

Según la compañía, esta funcionalidad llegará a finales de este mismo mes y estará disponible también en la opción gratuita de Microsoft Copilot.

Por lo demás, la extensión de las habilidades de Copilot para uso general ya se integran en Excel, aunque a partir de ahora la IA es capaz de realizar análisis mucho más avanzados gracias a la integración de Python; de nuevo, sin necesidad de conocimientos técnicos de programación.

Por su parte, Copilot también permitirá a partir de ahora que la IA cree un PowerPoint a partir de unas ideas básicas, pudiendo desarrollar una presentación completa, mientras que en Teams permite transcribir llamadas o resumir conversaciones.

Finalmente, parece que Copilot en Outlook también estará disponible, aunque habrá que esperar al menos hasta finales de este año, y permitirá analizar todos los correos para ayudar a tu organización.

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Sin embargo, hay un método muy útil y práctico que puede ser de mucha ayuda cuando debes mandar muchos correos en poco tiempo. 

Se trata de la herramienta de Microsoft llamada Power Automate, la cual se puede usar junto a Excel para automatizar estas acciones de la forma más óptima posible. 

A continuación, vas a aprender todo sobre cómo usar esta interesante función que seguro te facilitará las cosas.

• Cómo agregar Power Automate a Microsoft Excel
• Cómo configurar los correos automatizados con Excel y Power Automate
• Cómo mandar emails usando Excel con Power Automate

Cómo agregar Power Automate a Microsoft Excel

Power Automate es un programa que funciona para automatizar todo tipo de tareas en tu ordenador. Si aprendes a usarlo junto con Microsoft Excel para realizar envíos de emails, se convertirá en uno de tus favoritos. 

Pues bien, lo primero que tienes que hacer es vincular el Power Automate con Excel. Para ello, tienes que abrir el programa e ir a la sección de Insertar Complemento o usar el buscador para encontrar esta característica.

Una vez que se abra la ventana de Complementos Office, presiona en Tienda Office y usa el buscador para encontrar Microsoft Power Automate for Excel. Al encontrarlo, haz clic sobre Agregar.

Posteriormente, en la parte lateral derecha te aparecerá una barra donde tienes que iniciar sesión en tu cuenta de Microsoft Power Automate y listo, ya estaría sincronizado a través de Flow. 

Por otro lado, tu tabla de Excel debería tener diversos datos datos con títulos claros y con la información necesaria. En este caso, se te explica con un ejemplo común, como si se tratara de un proceso de oficinas, con columnas de Nombre, Apellido, Correo Electrónico y Fecha.

Cómo configurar los correos automatizados con Excel y Power Automate

Cuando conectes Power Automate con Excel, en la misma barra donde has iniciado sesión te aparecerán las distintas opciones para la plataforma.

Aquí debes seleccionar Enviar un Correo Electrónico para una Fila Seleccionada. Ahora, en el apartado de Email y Subject es necesario que hagas clic sobre el botón de tres puntos que se ubica a la derecha y pulses en Add a Drop-Down List of Options.

Después, dale al botón de “+” que aparece en la zona central inferior y elige Add an Action de tipo Variable en categoría Initialize Variable para que se genere la acción necesaria.

Tras tener la variable activa, debes configurarla poniéndole como Nombre “email” y que sea de tipo String. Además, en la sección de Value, pon la característica email.

Continuamente, ve al apartado de Send an email. En To selecciona la variable que has creado y en Subject lo dejas todo tal cual como está.

Cuando llegues a Body, tienes que redactar el mensaje que vas a enviar a los correos electrónicos. Aquí puedes hacer uso de los parámetros disponibles que hayas puesto en la tabla y otros por defecto como Id, User y demás. 

Una vez hecho lo anterior, tienes que presionar en Save para guardar lo que has realizado en la configuración de Power Automate.

De este modo, se generará una vista previa en la que puedes verificar el estado del correo que se va a mandar.

Es importante que verifiques que todo se encuentre bien para que no haya problemas cuando procedas a enviarlos.

Cómo mandar emails usando Excel con Power Automate

En este punto ya deberías tener configurado las acciones de Power Automate en Microsoft Excel. Pues bien, al visualizar la vista previa, verás varias opciones en la parte superior de la barra de Flow. 

Para enviar el email, tienes que seleccionar la fila del correo en cuestión en la tabla y hacer clic en Run. Recuerda que es posible seleccionar varios si lo prefieres.

En cuanto a Subject, es la sección donde debes escribir el mensaje que le vas a enviar a los usuarios. Tras redactarlo, pulsa en Run Flow y después en Done.

Al hacer esto, ya el mensaje debería ser emitido. Lo recomendable es que compruebes que la tabla de Excel funciona con algún correo para que veas si los mensajes están llegando sin problemas. 

Cada vez que quieras mandar un email, sigue los mismos pasos. Sin duda, con este proceso te ahorrarás muchísimo tiempo y tendrás un espacio más organizado en el trabajo.

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La idea de este cambio radica en que, según explican, la factura electrónica ofrece bastantes beneficios, como una mayor seguridad, trazabilidad y eficiencia en la gestión de los documentos contables. Además, facilita el flujo e intercambio de información con la Administración Tributaria y reduce la posibilidad de haya errores.

En cuanto a su funcionamiento, se generarán en formatos estandarizados como XML o Facturae —aunque también se habla de UBL y EDIFACT— y estos documentos podrán ser creados a través de programas específicos o utilizando la plataforma que da la Agencia Tributaria.

Por el momento se sabe que las empresas y autónomos tendrán un plazo para adaptarse a este nuevo sistema. Las grandes empresas, con una facturación superior a 8 millones de euros, tendrán un año a partir de la publicación del reglamento, mientras que los autónomos dispondrán de dos años.

La factura electrónica será la norma para los autónomos en dos años

Como resulta lógico, durante este tiempo se permitirá enviar facturas en formato PDF. Sin embargo, a partir de la fecha límite, todas las facturas deberán emitirse en formato electrónico. Las facturas en papel solo se mantendrán para aquellos casos en que el cliente sea un particular y no disponga de medios electrónicos para recibir la factura.

Las sanciones por no cumplir con la normativa de facturación electrónica pueden ser graves y varían según la infracción. 

Las multas pueden alcanzar los 3.000 euros por factura no emitida electrónicamente, hasta 24.000 euros por incumplimientos fiscales y contables, y pueden llegar a los 60.000 euros en casos de vulneración de la seguridad y privacidad de los datos. Además, existe el riesgo de multas adicionales por no guardar correctamente las facturas digitales durante el plazo legal establecido.

Con todo esto y aunque se sabe que la la plataforma de facturación electrónica de la Agencia Tributaria aún está en desarrollo, la idea es que esto se convierta en la norma de cara a un futuro sin mayores problemas. Mientras tanto, es muy recomedable ir ya informándose de las difretnes opciones de softwre que existe para hacer tus facturas.

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Si te has encontrado en una situación en la que tienes que organizar archivos en múltiples carpetas con nombres personalizados, no estás solo. Muchos usuarios de Windows se enfrentan a este desafío, y afortunadamente, existe una forma sencilla y eficaz de hacerlo utilizando Excel, una herramienta que probablemente ya usas en tu vida diaria.

Imagina que estás trabajando en un proyecto grande o gestionando un archivo con una extensa lista de nombres. Crear carpetas manualmente para cada uno de esos nombres no solo lleva tiempo, sino que también puede resultar en errores. 

Aquí es donde Excel entra en juego. Con un par de pasos simples, puedes generar un montón de carpetas nuevas con nombres personalizados directamente desde una hoja de cálculo. Esto no solo te ahorrará tiempo, sino que también hará que el proceso sea mucho más organizado.

En este artículo, te mostraremos cómo puedes utilizar Excel para crear carpetas nuevas por lotes en Windows, sin necesidad de software adicional o conocimientos técnicos avanzados. 

Crear carpetas nuevas por lotes en Windows gracias a Excel

Crear carpetas en lote usando el Explorador de archivos puede ser un proceso largo y tedioso. Afortunadamente, con la ayuda de FlashFill en Excel, puedes simplificar esta tarea y generar cientos de carpetas en solo unos minutos. Aquí te explicamos cómo hacerlo de manera sencilla.

Primero, abre un nuevo archivo de Excel e ingresa o pega la lista de nombres que deseas convertir en nombres de carpetas en la columna A, justo debajo de un encabezado. Luego, en la columna B, escribe “Nombre de carpeta” como encabezado y el nombre de la primera carpeta en el formato deseado, por ejemplo: MD Silla.

Asegúrate de usar el guion bajo (_) para combinar palabras en los nombres de las carpetas y poner delante MD. Si no usas el guion bajo, Excel creará carpetas separadas para cada palabra del nombre. Después de ingresar el primer nombre de carpeta, selecciona la celda y presiona Ctrl+E. 

Esto hará que FlashFill complete automáticamente la columna B con los nombres de carpeta en el formato que necesitas.

A continuación, selecciona todos los datos en la columna B, excluyendo el encabezado, y copia la información presionando Ctrl+C. Abre el Bloc de notas y pega la lista copiada con Ctrl+V. 

Luego, guarda este archivo presionando Ctrl+Shift+S. Elige la ubicación donde deseas que se creen las carpetas, asigna un nombre al archivo y agrega la extensión .bat al final, ejemplo: mesa.bat. Haz clic en Guardar.

Finalmente, localiza el archivo .bat que acabas de guardar y haz doble clic en él para ejecutarlo. En pocos segundos, verás cómo se generan todas las carpetas en la ubicación que seleccionaste. Puedes cerrar Excel y eliminar el archivo .bat una vez que hayas terminado. 

Con tus nuevas carpetas creadas de manera eficiente, puedes comenzar a organizar tus archivos como desees. Este método no solo ahorra tiempo, sino que también te permite mantener un sistema de archivos más ordenado y accesible.

Sin embargo, a pesar de su versatilidad, muchos usuarios solo arañan la superficie de lo que Excel realmente puede hacer. Aprender algunas de las funciones básicas puede transformar cómo manejas la información, haciéndote más eficiente y mejorando la calidad de tu trabajo.

Dominar las funciones clave de Excel no solo te ahorrará tiempo, sino que también te dará la confianza para enfrentar proyectos más complejos. Desde la simple suma de números hasta fórmulas más avanzadas, conocer las capacidades de Excel te permitirá manejar datos con mayor precisión y claridad. 

Además, entender estas herramientas básicas te preparará para explorar características más avanzadas y creativas que Excel tiene para ofrecer.

En este artículo, exploraremos algunas de las funciones más esenciales que todo usuario de Excel debería conocer. Ya sea que estés comenzando o buscando refrescar tus conocimientos, estas funciones te proporcionarán una base sólida para utilizar el programa de manera más efectiva y con menos frustración.

Funciones matemáticas esenciales en Excel

Las funciones matemáticas en Excel son el punto de partida para la mayoría de los usuarios. Si bien algunas fórmulas pueden parecer básicas, son herramientas increíblemente poderosas que se utilizan en casi cualquier hoja de cálculo. Desde la sencilla función SUMA hasta la más compleja de SI, estas funciones te ayudarán a calcular y analizar datos con facilidad.

Por ejemplo, la función SUMA te permite agregar rápidamente un rango de celdas, ahorrándote el tiempo que tomaría sumar manualmente cada número. Además, la función PROMEDIO es útil para encontrar la media de un conjunto de valores, lo que te da una visión más clara de los datos que estás manejando. 

Incluso la función CONTAR puede ser una aliada poderosa cuando necesitas saber cuántas entradas específicas hay en un rango.

Otra función matemática importante es la función MIN/MAX, que te ayuda a identificar los valores más pequeños y más grandes en un conjunto de datos. Esto es especialmente útil cuando trabajas con grandes volúmenes de información y necesitas destacar tendencias o identificar extremos. 

Estas funciones son básicas, pero esenciales para cualquier usuario que quiera trabajar con datos de manera más eficiente.

Funciones de texto que debes conocer

No todo en Excel es números; a menudo, necesitarás trabajar con texto. Las funciones de texto en Excel pueden parecer menos importantes, pero son cruciales cuando se trata de organizar y presentar información de manera clara. Desde CONCATENAR hasta EXTRAE, estas funciones te permiten manipular y organizar datos textuales de manera que sea más fácil de leer y entender.

Por ejemplo, la función CONCATENAR (o su equivalente más moderno, UNIRCADENAS) te permite combinar el contenido de varias celdas en una sola. Esto es útil cuando tienes datos dispersos en diferentes celdas y quieres unirlos para que tengan más sentido. 

También, la función IZQUIERDA y DERECHA te permite extraer un número específico de caracteres desde el principio o el final de una cadena de texto, lo que es útil cuando necesitas estandarizar datos o limpiar entradas desordenadas.

La función MAYUSC/MINUSC, que cambia el texto a mayúsculas o minúsculas, respectivamente, es otra herramienta útil cuando trabajas con datos que deben tener un formato específico. 

Estas funciones de texto son esenciales para asegurar que los datos en tu hoja de cálculo sean precisos, claros y consistentes, especialmente cuando trabajas con grandes conjuntos de información.

Cómo usar funciones de búsqueda y referencia en Excel

Las funciones de búsqueda y referencia son verdaderos salvavidas cuando trabajas con grandes cantidades de datos. Estas funciones te permiten buscar y encontrar información en diferentes partes de tu hoja de cálculo de manera rápida y precisa. 

Desde BUSCARV hasta COINCIDIR, estas herramientas son indispensables para cualquier usuario que maneje bases de datos o información dispersa en diferentes hojas.

La función BUSCARV es quizás una de las más conocidas y utilizadas. Te permite buscar un valor específico en una columna y devolver un valor correspondiente de otra columna. Esto es útil cuando trabajas con tablas de datos y necesitas encontrar información rápidamente.

Aunque es una función poderosa, BUSCARV tiene algunas limitaciones, como la necesidad de que los datos estén organizados en columnas. Para superarlas, Excel ofrece otras funciones como ÍNDICE y COINCIDIR, que son más flexibles y pueden manejar una variedad más amplia de situaciones.

Otra función útil en esta categoría es DESREF, que te permite hacer referencia a un rango de celdas que está desplazado desde una celda inicial. Esta función es especialmente útil cuando trabajas con datos dinámicos y necesitas que tus referencias de celdas cambien en función de otras entradas en tu hoja de cálculo. 

Estas funciones de búsqueda y referencia son esenciales para cualquiera que necesite manejar datos de manera más avanzada en Excel.

Automatiza tareas con funciones lógicas

Las funciones lógicas en Excel son herramientas increíblemente poderosas que te permiten automatizar decisiones dentro de tu hoja de cálculo. Estas funciones son como pequeños bloques de construcción que puedes combinar para crear fórmulas más complejas que tomen decisiones por ti. 

Las funciones como SI, Y, O y NO son fundamentales para cualquier usuario que quiera llevar su uso de Excel al siguiente nivel.

Por ejemplo, la función SI te permite establecer una condición y definir diferentes resultados según si la condición es verdadera o falsa. Esto es útil en una variedad de situaciones, como cuando necesitas categorizar datos o calcular diferentes valores en función de ciertos criterios.

Combinada con otras funciones como Y y O, puedes crear fórmulas complejas que tomen en cuenta múltiples condiciones, lo que te permite automatizar procesos y ahorrar tiempo.

Otra función lógica importante es la función NO, que invierte el resultado de una expresión lógica. Esto puede ser útil cuando necesitas excluir ciertos datos o cuando estás trabajando con condiciones negativas. Las funciones lógicas son esenciales para cualquier usuario que quiera crear hojas de cálculo dinámicas y adaptables a diferentes situaciones y conjuntos de datos.

Optimiza tu flujo de trabajo con funciones de fecha y hora

Las funciones de fecha y hora en Excel son increíblemente útiles cuando trabajas con datos que están vinculados a plazos o tiempos específicos. Estas funciones te permiten realizar cálculos con fechas y horas, lo que es esencial para la planificación, la programación y el seguimiento de proyectos. 

Desde HOY hasta DIAS y REDONDEAR.MENOS, estas funciones te ayudarán a mantener tus datos organizados y precisos.

Por ejemplo, la función HOY te da la fecha actual, que se actualiza automáticamente cada vez que abres tu hoja de cálculo. Esto es útil para rastrear plazos o crear fechas dinámicas en tus informes. 

También puedes usar la función DIAS para calcular la diferencia entre dos fechas, lo que es esencial para el seguimiento de proyectos y la planificación. Esta función te permite entender cuánto tiempo ha pasado entre dos eventos, lo que es crucial para la gestión de plazos y tareas.

Otra función importante es REDONDEAR.MENOS, que te permite redondear una fecha o una hora hacia abajo al número más cercano de días, horas o minutos. Esto es útil cuando necesitas trabajar con bloques de tiempo específicos y quieres asegurarte de que tus cálculos sean precisos. 

Las funciones de fecha y hora son herramientas esenciales para cualquier usuario que maneje datos temporales en Excel.

Y otras herramientas interesantes son las tablas y gráficos dinámicos, ya que pueden resumir, analizar, explorar y presentar datos de manera resumida y visual. Simplifican el análisis de grandes volúmenes de datos y facilitan la comunicación de insights complejos a un público no técnico, haciendo que las presentaciones sean más comprensibles y visuales.

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Cuenta con una gran cantidad de funciones, algunas más importantes que otras. Sin embargo, según expertos de Harvard, hay 10 características esenciales que todo usuario debe conocer para sacarle el máximo provecho. Al integrar estas características en tus tareas diarias, podrás mejorar tu productividad.

Funciones de Excel que te ahorrarán horas de trabajo

• Tecla F4: Esta tecla te permite repetir la última acción realizada en Excel. Por ejemplo, si acabas de aplicar un formato a una celda, puedes aplicarlo a otras celdas simplemente seleccionándolas y pulsando F4, ahorrándote tiempo y esfuerzo.
• Relleno rápido: Una función inteligente que rellena automáticamente una serie de datos basándose en patrones existentes. Si tienes una columna con los días de la semana, puedes usarla para completarla hasta el final del mes sin tener que escribirlos uno por uno.
• Pegado especial: Olvídate de arrastrar formatos no deseados o de perder las fórmulas al copiar datos. Con el pegado especial, tú decides qué elementos quieres conservar (valores, formatos, fórmulas, etc.) al copiar y pegar.
• Eliminar duplicados: Al seleccionar un rango y utilizar esta función con el atajo de teclado Alt + HL, Microsoft Excel identificará y eliminará las filas duplicadas, asegurando que tus datos sean únicos y precisos.
• Navegación rápida: Con las teclas Ctrl + Flechas pueden moverte rápidamente por tu hoja de cálculo, saltando de celda en celda o de columna en columna con facilidad. También puedes usarlas para ir directamente al principio o al final de la hoja.

• Inmovilizar paneles: Si trabajas con hojas de cálculo con muchos datos, esta función te resultará muy útil. Mantén visibles ciertas filas o columnas (como los encabezados) mientras te desplazas por la hoja, facilitando la lectura y el análisis de los datos.
• Insertar varias filas: En lugar de insertar filas una por una, selecciona varias con Ctrl + Mayús ++. Es una función que puede parecer simple, pero en la práctica, puede ahorrarte una cantidad significativa de tiempo.
• Funciones ÍNDICE y COINCIDIR: Ambas trabajan en conjunto para buscar y devolver valores específicos en una tabla de datos. Son capaces de encontrar la información que necesitas en un abrir y cerrar de ojos. A diferencia de BUSCARV, estas funciones no están limitadas a buscar en la primera columna y permiten una búsqueda más flexible y precisa.
• Autosuma: En lugar de escribir manualmente una fórmula para sumar un rango de celdas, simplemente selecciona las celdas y utiliza el atajo Alt + = para obtener el resultado al instante, significa que es perfecta para verificar totales de manera rápida.
• Deshacer (Ctrl+Z) y Rehacer (Ctrl+Y): Todos cometemos errores, y ambas funciones te permiten retroceder y corregir tus acciones sin perder tiempo. Ya sea un pequeño error de entrada de datos o un cambio mayor en la estructura de tu hoja de cálculo, al final te ahorran mucho tiempo.

Al dominar estas 10 funciones de Microsoft Excel, no solo mejorarás tu eficiencia, así como tu productividad, sino que también podrás manejar tareas más complejas con mayor facilidad. 

Cada una de estas características tiene el potencial de transformar tu manera de trabajar con datos, haciendo que tu experiencia sea mucho más completa, ya sea en el trabajo o en el colegio. 

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Puedes usarlo para una amplia variedad de tareas, desde llevar un presupuesto personal hasta gestionar datos complejos en una empresa. A lo largo de los años, esta plataforma ha evolucionado y ha agregado novedades importantes que mejoran tanto su funcionalidad como su usabilidad. 

Sin embargo, Excel no es perfecto ni mucho menos, y hay algunos apartados donde queremos que mejore para poder aumentar la productividad en las tareas diarias. Aquí te presentamos cinco funciones que desearíamos que evolucionasen en futuras actualizaciones.

Excel debería detectar errores humanos

Aunque Excel detecta algunas inconsistencias en las fórmulas, un pequeño error tipográfico puede arruinar una hoja de cálculo completa, lo cual puede ser frustrante. Una detección de errores más avanzada que identifique y sugiera correcciones sería extremadamente útil.

Por ejemplo, una función que alerte cuando se detectan números anormalmente grandes en celdas de contabilidad, o que notifique sobre filas y columnas ocultas antes de imprimir o compartir un documento. Estas mejoras podrían mejorar la precisión de los datos.

La app de escritorio debería ser menos costosa

La versión de escritorio de Excel solo está disponible mediante una suscripción a Microsoft 365 o una compra única costosa, y la versión web no es del todo intuitiva, lo que limita el acceso para muchos usuarios. 

Ofrecer una versión gratuita de la aplicación con funciones básicas o reducir significativamente el precio de la compra única permitiría que más personas accedieran a las ventajas de la versión de escritorio, como un mejor rendimiento y manejo de grandes volúmenes de datos.

Mejor rendimiento y estabilidad

Otro aspecto a mejorar es el rendimiento de Excel, especialmente al trabajar con archivos grandes o complejos. El alto consumo de recursos puede ralentizar o incluso bloquear equipos con menos potencia, lo que afecta la productividad y la experiencia del usuario. 

Optimizar el código y mejorar la gestión de memoria son algunas de las soluciones que podrían mejorar el rendimiento de la app en diferentes dispositivos. Una versión ligera para tareas básicas también podría ser una solución efectiva para aquellos que no necesitan las funciones avanzadas.

Una interfaz más intuitiva 

Excel es una herramienta potente, pero también puede ser intimidante para los nuevos usuarios. La curva de aprendizaje puede ser complicada debido a sus múltiples funciones y menús. Una interfaz de usuario más intuitiva y simplificada podría hacer que la app fuera más accesible para todos.

Imagina una versión donde las funciones más utilizadas estuvieran a un clic de distancia, con tutoriales interactivos integrados que guíen a los usuarios paso a paso. Una cinta de opciones más simplificada y personalizable, similar a la interfaz de Google Sheets, podría aumentar la adopción del programa entre los nuevos usuarios.

Reemplazo de celdas combinadas 

La fusión de celdas es una función comúnmente utilizada para dar formato a las hojas de cálculo, pero puede causar problemas al ordenar y filtrar datos. La herramienta Centrar en la selección ofrece una solución mejorada que mantiene la estructura de las celdas mientras presenta los datos de manera atractiva.

Sería beneficioso que Excel promoviera esta opción como la predeterminada para dar formato a las celdas, en lugar de la opción de Combinar y centrar. Esto no solo mejoraría la integridad estructural de las hojas, sino que también evitaría errores y confusiones al manipular datos.

En definitiva, Excel es una herramienta poderosa y versátil, pero aún tiene margen de mejora. Al abordar estas áreas de oportunidad, Microsoft podría potenciar aún más su utilidad, facilitar su uso y consolidar su posición como el programa de hojas de cálculo líder en el mercado.

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Las nuevas tecnologías impulsan la creación de herramientas cada vez más avanzadas para gestionar los datos. Las alternativas a Microsoft Excel están ganando terreno con características innovadoras y la compañía podría quedarse atrás si no toma cartas en el asunto.

Google Sheets tiene algo en lo que Excel no consigue superarle, la colaboración en tiempo real. El programa permite crear y editar hojas de cálculo en la nube, pero también facilita la colaboración en tiempo real con varios usuarios. La facilidad para interactuar con otras herramientas del ecosistema de Google como Google Docs y Google Drive ofrece una mejor experiencia de usuario.

Otro competidor puede ser ClickUp, una plataforma de gestión de datos que permite crear y editar hojas de cálculo. Este programa no solo ofrece la posibilidad de jugar con las celdas con el estilo o las fórmulas, también se puede crear equipos de trabajo a los que asignar tareas y dejar comentarios dentro de la propia aplicación, recoge El Cronista.

Microsoft aún es reticente a integrar la IA en su programa, pero los competidores podrían ganarle en este sentido. Algunas herramientas como Equals, Tomat AI, Julius AI o ChatCSV integran inteligencia artificial y permiten realizar funciones similares a Excel, aunque su uso aún es minoritario por el momento.

Los usuarios apuestan por herramientas especializadas y gratuitas

LibreOffice Calc y Apache OpenOffice son opciones gratuitas de código abierto. Los usuarios buscan soluciones rápidas y estas alternativas cumplen con un uso poco exigente. Ambos programas pueden ejecutar funciones de análisis de datos y generación de informes, aunque Excel les gana en cuanto a interfaz.

WPS Office Spreadsheets destaca por la compatibilidad con múltiples formatos de archivos. El software tiene un atajo especialmente intuitivo para pasar archivos de Excel a PDF, lo que lo convierte en una opción interesante para usuarios poco experimentados y empresas.

Otra alternativa para mejorar la experiencia en Google Sheets y Excel es Sheet+. Esta herramienta permite trabajar con ambos programas añadiendo funciones de IA como simplificar fórmulas o crear sugerencias personalizadas.

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Su amplia biblioteca de funciones la convierte en una herramienta imprescindible en sectores tan diversos como las finanzas, la contabilidad, la ingeniería, el marketing y muchos otros. 

Desde la gestión de presupuestos y el análisis de datos hasta la creación de informes y automatizar tareas, Excel se adapta a las necesidades de cada usuario, ofreciendo soluciones eficientes y personalizadas.

Entre sus funciones más importantes, destacan la capacidad de realizar cálculos complejos, crear gráficos y tablas dinámicas, ordenar y filtrar datos, aplicar formato condicional y utilizar fórmulas y macros para automatizar tareas repetitivas. 

Estas características, junto con su interfaz intuitiva y su amplia compatibilidad con otros programas, hacen de Microsoft Excel una herramienta indispensable para profesionales de todos los niveles.

Sin embargo, a pesar de su popularidad y de las numerosas funciones que ofrece, esta app aún esconde algunos secretos que pocos conocen. Se trata de trucos y atajos que, una vez dominados, pueden mejorar significativamente tu productividad y eficiencia en el trabajo diario. 

Crea un gráfico para ver tendencias

¿Quieres representar visualmente las tendencias de tus datos sin tener que crear gráficos complejos? Los minigráficos son la solución, ya que se insertan directamente en las celdas y te permiten visualizar de un vistazo la evolución de tus datos. 

Para crearlo, selecciona las celdas donde quieres que aparezcan estos gráficos, ve a la pestaña Insertar en la cinta de opciones y elige entre los tres tipos de gráficos disponibles: líneas, columnas o circular. Luego, selecciona el rango de datos que quieres representar y haz clic en Aceptar. 

Selecciona rango de datos con un atajo de teclado

En Excel, conocer los atajos de teclado puede marcar una gran diferencia en tu flujo de trabajo, y uno de los más conocidos es Ctrl+A, pero pocos saben que su funcionalidad varía según el contexto. 

Por ejemplo, si seleccionas una celda que no forma parte de una tabla o rango de datos, presionar Ctrl+A seleccionará toda la hoja de cálculo. Pero si la celda está dentro de una columna de números o una tabla con formato, presionar Ctrl+A solo seleccionará ese rango específico. 

Esta característica es especialmente útil para formatear o analizar solo una parte de tus datos sin afectar el resto de la hoja. Para seleccionar toda la hoja después de haber seleccionado un rango, simplemente vuelve a presionar el atajo de teclado.

Añade slicers para filtrar datos rápidamente 

Los slicers son una herramienta visual que te permite filtrar y analizar tus datos de forma rápida e intuitiva. Al añadirlos a tus tablas, podrás seleccionar los valores que te interesan y ver cómo afectan a los resultados. 

Por ejemplo, si tienes una tabla con datos de ventas por región y producto, puedes añadir un slicer para cada uno de estos campos y seleccionar las regiones y productos que deseas analizar. Los resultados se actualizarán automáticamente, mostrándote solo los datos relevantes. 

Para agregarlo, selecciona cualquier celda dentro de tu tabla, haz clic en Filtro, ve a la pestaña, Diseño de tabla en la cinta de opciones y haz clic en Insertar. Luego, selecciona las columnas para las cuales deseas crear filtros y ajusta el tamaño y la posición según tus necesidades. 

Utiliza el formato condicional preestablecido

El formato condicional en Excel te permite resaltar celdas que cumplen con ciertos criterios, facilitando la identificación de patrones y tendencias. En lugar de configurar manualmente reglas de esta función, puedes utilizar las opciones preestablecidas que ofrece el programa. 

Selecciona los datos que deseas analizar, ve a la pestaña Inicio y haz clic en Formato condicional. Aquí, puedes elegir entre barras de datos, escalas de color o conjuntos de iconos. 

Por ejemplo, las barras de datos permiten comparar valores numéricos de un vistazo, mientras que las escalas de color destacan variaciones en los datos. Estas herramientas son excelentes para realizar análisis visuales rápidos y efectivos sin complicaciones. 

Aprovecha la captura de pantalla dinámica con la herramienta Cámara

Una característica poco conocida, pero extremadamente útil, es la herramienta de Cámara, que te permite capturar un rango de celdas y duplicarlo en otra ubicación. Para ello, ve a Más comandos en el menú de la barra de herramientas, selecciona Todos los comandos y agrega Cámara. 

Una vez añadida, selecciona las celdas que deseas duplicar, haz clic en el icono de la Cámara y luego elige la ubicación donde quieres que aparezcan los datos capturados. Aunque Excel trata esta captura como una imagen, cualquier cambio en los datos originales se reflejará automáticamente en la copia. 

Esta función es perfecta para crear paneles de control dinámicos y mantener la consistencia de los datos en diferentes hojas o libros de trabajo.

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Lo más sorprendente de esto es que el experimento se ha realizado en una hoja de cálculo de Excel sin utilizar scripts de Visual Basic ni plugins. La persona detrás de Inkbox ha conseguido llevar esta aplicación de celdas y fórmulas al siguiente nivel. 

Los programas de cálculo como Excel suelen estar infravalorados, pero tienen un enorme potencial para ejecutar operaciones lógicas y de cálculo avanzadas. El youtuber lo ha demostrado emulando uno de los componentes de hardware esenciales de un ordenador. 

El experimento ha utilizado la función de referencias entre celdas para simular las conexiones que se producen entre los pines en un chip. La memoria RAM emulada no es mucho más compleja. Este sistema está creado en una tabla de Excel de 256x256 con una "pantalla" con celdas que representan cada uno de los píxeles.

Esta pantalla sigue el sistema tradicional mediante el que se colorean los píxeles para obtener una imagen realista, aunque el creador del proyecto ha rediseñado algunos aspectos. El youtuber asegura que ha creado un dialecto propio del lenguaje que se utiliza en estos componentes conocido como EXCEL-ASM16.

Un compilador permite traducir los programas escritos en este lenguaje a un código que se puede ejecutar en la hoja de cálculo de Excel. Las posibilidades son infinitas y los usuarios podrán cargar programas en la CPU para ejecutarlos.

La CPU emulada tiene ciertas limitaciones

El proyecto es innovador, pero la CPU emulada tiene ciertas limitaciones. Como era previsible, tiene una velocidad de procesamiento reducida de un máximo de 3 Hz. Los programas funcionan bastante lento y los usuarios tienen que realizar las actualizaciones manualmente mediante la tecla F9.

El creador del vídeo asegura que la CPU tiene fines educativos y permite comprender el funcionamiento del hardware de un ordenador. El sistema es funcional, pero no es práctico para un uso diario normal.

Inkbox ha creado un paquete de instalación con la CPU emulada, el compilador, la ROM y algunos programas de muestra que se pueden descargar en GitHub. El archivo incluye las instrucciones para poner en marcha la CPU y programar el software.

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Creado hace más de 30 años para mejorar la vida de todos al facilitar tareas de contabilidad y administrativas, se ha convertido en un símbolo y poca gente en el mundo no conocerá esta herramienta. 

El viaje de este japonés comenzó hace trece años, al jubilarse. Buscando un pasatiempo que lo mantuviera ocupado, valoró varias aplicaciones que ya tenía en su ordenador. Intentó con Paint, pero lo encontró complicado. Word, por otro lado, era demasiado desorganizado. Fue entonces cuando decidió probar con Excel, descubriendo que sus funciones eran perfectas para su estilo de dibujo.

Para Horiuchi, Excel ha supuesto una oportunidad para dar rienda suelta a su creatividad. A diferencia de otros programas, Excel ofrecía una plataforma que, aunque inicialmente parecía algo extraña, resultó ser perfecta para lo que necesitaba.

El arte oculto de Excel descubierto por Tatsuo Horiuchi

La técnica de Horiuchi implica el uso de figuras, vectores y degradados para crear paisajes y escenas que evocan la belleza natural y cultural de Japón. Las herramientas de Excel, como las formas autocompletables y los colores personalizables, le permiten diseñar hojas, cisnes y otros elementos con una gran precisión. 

A lo largo de los años, Horiuchi ha perfeccionado su técnica, produciendo cientos de cuadros que puedes ver en su propia página web y su habilidad para manipular Excel de maneras que pocos podrían imaginar ha sido reconocida en todo tipo de reportajes y vídeos, convirtiéndose en una figura realmente muy conocida y reconocida. 

Muchos de sus trabajos han sido impresos y exhibidos en galerías, y él mismo conserva algunas de sus piezas más preciadas en su casa. Por cierto, si te apetece probar y ver qué tal pintas tú en Excel, el artista cuenta en su web con varias instrucciones para dar unos primeros pasos. Aunque hay partes en japonés, también está traducido al inglés.

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Microsoft Excel, hoy parte de Microsoft 365, es una app de ofimática con la que puedes crear hojas de cálculo y editarlas. En la práctica, puede servir también como una herramienta avanzada de análisis y visualización de datos, tanto para uso personal como para profesionales de casi cualquier sector que lo usan en su trabajo.

En total, se estima que entre 1.100 y 1.500 millones de personas han utilizado alguna vez esta aplicación de Microsoft. Aproximadamente 750 millones de ellos son usuarios activos en la actualidad, es decir, una de cada 10 personas en el mundo.

Con ello, el software de la compañía estadounidense se encuentra muy por delante de sus rivales, como Google Sheets, también llamada Hojas de cálculo o coloquial el Excel de Google.

Pero utilizar algo y saber bien cómo se usa no son sinónimos, como bien saben los reclutadores que revisan esos CV en los que todos hablamos inglés avanzado. Microsoft Excel es una de las aplicaciones más complicadas de dominar y que más funciones ofrece de la suite de ofimática de Microsoft.

A continuación te cuento todo lo que debes saber sobre Excel:

• Cómo descargar Microsoft Excel
• Qué funciones son gratuitas y cuáles son de pago
• Cómo funciona Excel
• Cómo convertir una hoja de Excel a PDF y viceversa
• Los principales atajos de teclado que debes conocer
• Diferencias entre Google Sheets y Excel

Cómo descargar Microsoft Excel

Empezando por lo básico, Microsoft Excel está disponible en teléfonos móviles Android e iOS, tabletas y ordenadores Mac y Windows, así que puedes utilizar la app desde casi cualquier dispositivo.

Para descargarla desde móvil o tablet, es recomendable que lo hagas directamente a través de las plataformas oficiales de software de Android (Google Play) y de iOS (App Store) y revisar que el desarrollador sea Microsoft para evitar aplicaciones falsas que se hagan pasar por la original. También puedes seguir los siguientes enlaces, para Android y para iPhone.

En el caso de ordenadores Windows, en la mayoría de ocasiones Excel viene preinstalado al ser una app de Microsoft, pero puedes descargarlo también desde la Microsoft Store o desde la App Store en ordenadores Mac.

Otra opción desde cualquier dispositivo es crearte una cuenta gratuita de Microsoft, acceder a microsoft365.com, introducir las credenciales y seleccionar la aplicación de Excel en el iniciador de aplicaciones, un menú desplegable tras un icono de cuatro puntos, como explica la página de soporte de la compañía estadounidense.

Antes es recomendable asegurarse de que tu Mac o PC cumple con los requisitos mínimos de Microsoft 365 o de Office 2021, su versión más reciente, ya que esta no funciona en equipos muy antiguos.

Qué funciones son gratuitas y cuáles son de pago

La edición básica de Excel es gratuita en móviles y tabletas con pantallas de 10,1 pulgadas o menos, así que no tendrás que pagar nada si solo quieres usar las funciones básicas de la app de hojas de cálculo en estos casos.

No obstante, Excel es de pago en ordenadores Mac y Windows, en los que la versión gratuita solo permite la lectura de documentos pero no crearlos ni editarlos. Solo el primer mes es gratuito pero después hay que pasar por caja sí o sí.

En la actualidad, los precios de Microsoft 365, que incluyen también Word, PowerPoint y OneDrive, son de 99 euros al año para hasta 6 personas o de 69 euros para las cuentas personales. También se puede pagar al mes, con 10 euros al mes para el plan familiar y 7 euros para el personal.

Las ventajas de Microsoft 365 incluyen que puedes utilizar el resto del paquete de aplicaciones de Office, ofrece hasta 1 TB de almacenamiento en la nube por persona, puede accederse a los documentos sin conexión y acceder desde hasta cinco dispositivos a la vez por persona. Esta opción de pago también elimina los anuncios del correo de Outlook.

Las funciones premium de Excel que solo se pueden usar si pagas son:

• Personalizar los estilos y diseños de la tabla dinámica.
• Agregar colores personalizados a formas.
• Insertar y editar WordArt.
• Agregar y modificar elementos de gráfico.

Cómo funciona Excel

En Excel, la mayor parte de tareas se reducen a utilizar hojas de cálculo. Para crear una, abre la app en tu dispositivo y elige la opción de crear un Nuevo libro en blanco. En la parte inferior se habrá creado una pestaña con el nombre Libro1 u Hoja1, pero si haces clic en ella podrás cambiarle el nombre.

Para insertar datos, puedes hacerlo manualmente desde el teclado, usando el ratón o las teclas de dirección para moverte entre celdas, o bien importarlos desde otro archivo directamente desde la barra Insertar o copiar y pegar desde otra tabla o documento de Excel.

Para visualizar los datos mejor, puedes cambiar el formato de las celdas para por ejemplo destacar los encabezados con un fondo de otro color o unas negritas. Esto se lleva a cabo desde el editor de texto en la parte superior en ordenador, y manteniendo pulsado para seleccionar desde el móvil.

Lo que hace a Excel verdaderamente útil son las fórmulas, que se añaden a través de la barra blanca en la parte superior de la hoja, aunque las puedes escribir también directamente en la celda en la que quieras mostrar el resultado. 

Muchas fórmulas se sugieren automáticamente solo con seleccionar una fila o columna de datos, como sumarlo, pero para cálculos más complejos tendrás que escribirla tú. Lo bueno es que con la función de extender bajo cada fórmula podrás replicarla en las celdas siguientes para no tener que escribirlas una por una. Pruébalo, suele funcionar.

También puedes usar la función de Insertar para añadir gráficos a tu hoja de cálculo, con varias plantillas recomendadas que puedes usar para mostrar la información incluida en el documento de una forma más visual y elaborada.

Por último, cuando hayas terminado, al igual que cualquier documento de Office tendrás que guardarlo, a través de la opción Guardar como en la parte superior, que además de la ubicación del archivo te permite también elegir cuál quieres que sea su extensión. XML, PDF y CSV son algunas de las más comunes.

Además, Excel dispone de innumerables trucos que permiten que un usuario experto tenga una mejor experiencia y sobre todo pueda automatizar acciones de forma rápida.

Si notas que Excel te va lento, puedes evitarlo con acciones como evitar el exceso de formato, utilizar imágenes comprimidas, simplificando la fórmulas e incluso eliminando filas y columnas en blanco. Entre otras medidas infalibles que aquí te contamos más al detalle.

Otro truco es utilizar el botón de Fórmulas presente en la barra de tareas superior de Excel en sus versiones más modernas. Sin necesidad de que escribas las fórmulas a mano –recuerda que siempre debes terminarlas con un signo = para que se apliquen–, esta función permite sumar, restar, multiplicar, dividir y comprobar si las cifras son impares, pares, mayores, iguales o menores.

Aunque básico, otro truco es el de crear hojas de cálculo distintas en un mismo documento de Excel, algo para lo que tanto solo debes pulsar en el botón de + en las pestañas de la parte inferior, de forma que tu archivo tenga más datos pero estén organizados sin necesidad de crear uno nuevo. Aquí tienes aún más trucos.

Cómo convertir una hoja de Excel a PDF y viceversa

Una de las tareas más comunes que necesitarás saber cuando utilices Excel es convertir de Excel a PDF y al contrario, pasar de PDF a Excel.

Lo primero es más sencillo, ya que simplemente tienes que abrir un documento en formato de Excel, como XML o derivados, con la propia aplicación (botón derecho > Abrir con si estás en ordenador). Una vez dentro, haz clic en Archivo > Guardar como y elige PDF entre las extensiones disponibles.

Mucha gente no sabe que también hay formas de convertir un documento en PDF a Excel sin descargar programar externos. La opción más sencilla es a través de la web IlovePDF, que te permite subir el archivo PDF que quieres convertir y convertir a Excel, en un proceso que apenas dura unos segundos pero que aquí te explicamos paso a paso.

Los principales atajos de teclado que debes conocer

Otra característica útil de Excel es la capacidad de llevar a cabo muchas de las tareas que llevan varios clics e incluso están bastante escondidas de forma rápida gracias al uso de infinidad de atajos de teclado.

Puede que todos no te sirvan, pero seguro que hay alguno de estos atajos que te simplifica mucho las próximas hojas de cálculo que crees en Excel:

1. Ctrl+A: Abrir el cuadro de diálogo Abrir, permitiéndote seleccionar un archivo para abrirlo.
2. Ctrl+B: Abrir el cuadro de diálogo Buscar, que te ayuda a encontrar palabras o valores específicos en tu hoja de cálculo.
3. Ctrl+C: Copiar las celdas seleccionadas.
4. Ctrl+D: Llenar hacia abajo.
5. Ctrl+E: Aplicar formato de tabla a un rango de celdas.
6. Ctrl+J: Copiar la fórmula de la celda izquierda a las celdas seleccionadas hacia la derecha.
7. Ctrl+K: Cursiva.
8. Ctrl+N: Negrita.
9. Ctrl+S: Subrayado.
10. Ctrl+T: Abrir el cuadro de diálogo Crear tabla, que te permite convertir un rango de celdas en una tabla.
11. Ctrl+U: Nuevo libro de trabajo.
12. Ctrl+V: Pegar el contenido del portapapeles en la ubicación seleccionada.
13. Ctrl+X: Cortar celdas.
14. Ctrl+Y: Rehacer la última acción.
15. Ctrl+Z: Deshacer la última acción.
16. Ctrl+1: Abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas, donde puedes cambiar el formato de las celdas seleccionadas.
17. Ctrl+2: Aplicar formato de negrita.
18. Ctrl+5: Aplicar tachado.
19. Ctrl+9: Ocultar las filas seleccionadas.
20. Ctrl+0: Ocultar las columnas seleccionadas.
21. Ctrl+F: Ir a la pestaña Archivo.
22. Ctrl+Mayús+-: Remover los bordes de la celda.
23. Ctrl+Avpág: Mover a la hoja siguiente.
24. Ctrl+Repág: Mover a la hoja anterior.
25. Ctrl+-: Abrir el cuadro Eliminar celdas.
26. Ctrl++: Abrir el cuadro Insertar celdas.
27. Ctrl+Mayús+L: Activar o desactivar los filtros.
28. Ctrl+Mayús+O: Seleccionar las celdas con comentarios.
29. Ctrl+Mayús+U: Expandir la barra de fórmulas.
30. Mayús+F6: Cambiar entre la hoja de cálculo, el panel de tareas, el control de zoom y la cinta de opciones.
31. Ctrl+F9: Minimizar una ventana del libro hasta convertirla en un icono.
32. F12: Mostrar el Guardar como.
33. Ctrl+Mayús+Avpág: Agregar la siguiente hoja a la selección de hojas.
34. Ctrl+Mayús+Repág: Agregar la hoja previa a la selección de hojas.
35. Ctrl+Espacio: Seleccionar la columna actual.
36. Mayús+Avpág: Extender la selección hacia abajo.
37. Mayús+Repág: Extender la selección hacia arriba.
38. Ctrl+Mayús+!: Aplicar el formato con dos decimales, miles y signo menos (-) para valores negativos.
39. Alt+F8: Abrir el cuadro de diálogo Macro.
40. Ctrl+Mayús+#: Aplicar el formato de fecha.
41. Ctrl+Mayús+: Aplicar el formato de hora.
42. Ctrl+Mayús+&: Aplicar un borde a la celda.
43. Ctrl+Mayús+”: Copiar el contenido de la celda superior.
44. Ctrl+*: Seleccionar la región actual de celdas con datos.
45. Ctrl+Mayús+Entrar: Ingresar una fórmula matricial.
46. Alt+Entrar: Comenzar una nueva línea en una misma celda.
47. Shift+F9: Calcular la hoja de cálculo activa.
48. Alt+F11: Abrir el editor Visual Basic.
49. Ctrl + tecla +: Activar o desactivar las fórmulas de las celdas.
50. Alt+F1: Insertar un gráfico.

Diferencias entre Google Sheets y Excel

Aunque ambos son aplicaciones de hojas de cálculo muy populares, hay diferencias importantes entre Microsoft Excel y su gran rival, Google Sheets, o Hojas de cálculo de Google.

Google Sheets suele ser mejor para equipos que necesitan colaborar en un mismo documento, ya que los cambios se aplican en tiempo real, aunque también tiene un modo sin conexión. También es más sencillo de utilizar y su curva de aprendizaje es más asequible.

Y el gran beneficio de Google Sheets es que es gratuito para uso individual y solo los usuarios profesionales tienen que pagar, algo que como ya has podido leer antes no sucede en la app de Office.

Microsoft Excel es mucho más avanzado en las funciones de cálculo y análisis, ya que dispone de más fórmulas y más complejas en su biblioteca. También ofrece más posibilidades de visualización y recomendaciones inteligentes, que últimamente se han mejorado con la introducción de la IA de Copilot.

Es utilizado tanto por profesionales como por estudiantes y particulares, facilitando tareas que van desde la elaboración de presupuestos hasta complejos modelos financieros. Con sus avanzadas funciones de fórmulas, gráficos, tablas dinámicas y herramientas de análisis de datos, se convierte en un aliado indispensable.

Sin embargo, como cualquier software, Excel no está exento de errores. A pesar de ser una app muy completa, en ocasiones puede presentar fallos. Es posible que, en algún momento, te enfrentes a un archivo de Microsoft Excel dañado que se niega a abrir, se abre en blanco o muestra un mensaje de error. 

Estos problemas pueden surgir por diversas razones, como fallos de hardware, corrupción del sistema de archivos, errores durante el proceso de guardado, ataques de malware o incluso conflictos con complementos de Excel.

Afortunadamente, existen varios métodos efectivos para reparar o recuperar una hoja de cálculo de este programa, que te permitirán recuperar tu información y continuar con tu trabajo sin mayores inconvenientes.

Utiliza la herramienta de reparación de Excel

Esta es la primera opción que debes probar, ya que es la más sencilla y rápida. Excel cuenta con una función integrada que intenta reparar automáticamente los archivos dañados. Para utilizarla, simplemente abre el programa, haz clic en Archivo, Abrir y selecciona el archivo dañado. 

A continuación, haz clic en la flecha situada junto al botón Abrir y elige Abrir y reparar. Excel analizará la estructura del archivo, buscará inconsistencias y tratará de corregirlas para que puedas acceder a tus datos. En muchos casos, esta función es suficiente para solucionar el problema.

Cambia la configuración del Centro de confianza

Esta herramienta de seguridad integrada en Excel abre archivos potencialmente arriesgados en un modo restringido para proteger tu dispositivo. Si estás seguro de que el archivo es seguro, puedes desactivar temporalmente esta función para permitir que el programa abra el archivo corrupto. 

Para hacerlo, abre Excel y dirígete a Opciones, Centro de confianza y luego Configuración del Centro de confianza. En la sección Vista protegida, desmarca las casillas correspondientes a Habilitar la vista protegida para los archivos que se originan en Internet, para los archivos ubicados en ubicaciones potencialmente inseguras y para los archivos adjuntos de Outlook. 

Tras aplicar estos cambios, intenta abrir tu archivo de nuevo. Si logras abrirlo, recuerda volver a activar estas opciones para mantener la seguridad.

Cambia la extensión del archivo

En algunos casos, el problema puede deberse a una extensión de archivo incorrecta. Los archivos de Excel suelen tener la extensión .xlsx o .xlsm (si contienen macros). Si el archivo no coincide con su contenido, el programa puede tener problemas para abrirlo. 

Por ejemplo, si un archivo que contiene macros tiene la extensión .xlsx, Excel no podrá ejecutarlo correctamente. Para solucionarlo, cambia la extensión del archivo a la correcta (.xlsx para archivos sin macros y .xlsm para archivos con macros) y vuelve a intentar.

Edita la configuración de seguridad de archivos corruptos

Otra posible causa del problema es la configuración de seguridad del archivo. A veces, los permisos de acceso pueden impedir que abras un archivo de Excel. Para solucionar esto, inicia sesión en tu ordenador con una cuenta de administrador, haz clic derecho en el archivo dañado y selecciona Propiedades. 

Ve a la pestaña Seguridad y haz clic en Avanzado. Luego, selecciona Cambiar junto al campo del propietario y escribe Todos en el cuadro de diálogo. Haz clic en Comprobar nombres y luego en Aplicar y Aceptar. Esto te otorgará los permisos necesarios para acceder al archivo. 

Abre Excel en modo seguro

Finalmente, si sospechas que un complemento está causando el problema, puedes iniciar Excel en modo seguro. Para hacerlo, presiona Ctrl mientras abres el programa, lo cual deshabilitará todos los complementos y extensiones. 

Si el archivo se abre sin problemas, esto significa que hay un complemento que está causando el error y hay que identificarlo. Abre Excel sin el modo seguro, ve a Complementos en la barra superior y desactiva cada complemento uno por uno hasta que encuentres el que está causando el problema. Una vez identificado, puedes eliminar o actualizar el complemento para evitar futuros errores.

Si ninguno de los métodos anteriores funciona, puedes recurrir a un software de recuperación de datos especializado en archivos de Excel. Estos programas pueden analizar el archivo dañado en profundidad y repararlo al instante. Existen diversas opciones en el mercado, tanto gratuitas como de pago.

Hay varias soluciones que puedes aplicar para solucionar y reparar tus hojas de cálculo. Desde ajustar la configuración del Centro de confianza y usar la herramienta de reparación integrada, hasta cambiar la extensión del archivo o modificar la configuración de seguridad, estas técnicas te permitirán recuperar tu archivo y seguir trabajando con normalidad.

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Cuando trabajas con Microsoft Excel, uno de los objetivos es llevar a cabo tus actividades de la manera más rápida y eficiente posible. Sin embargo, aunque esta app cuenta con numerosas características, también esconde algunos trucos que pueden ayudarte a ser más productivo.

Se trata de una aplicación compleja, con una amplia serie de funciones y herramientas, que evoluciona constantemente para adaptarse a las necesidades de los usuarios. Por eso, es importante estar al tanto de las novedades más útiles que te permitirán dominar este programa.

Si quieres potenciar tu productividad y sacarle el máximo provecho a Excel, aquí te compartimos una lista de 50 atajos de teclado imprescindibles, que te permitirán trabajar de forma más productiva y sin perder tiempo buscando funciones en los menús de la app.

Los mejores atajos de teclado básicos y avanzados para Excel

1. Ctrl+A: Abrir el cuadro de diálogo Abrir, permitiéndote seleccionar un archivo para abrirlo.
2. Ctrl+B: Abrir el cuadro de diálogo Buscar, que te ayuda a encontrar palabras o valores específicos en tu hoja de cálculo.
3. Ctrl+C: Copiar las celdas seleccionadas.
4. Ctrl+D: Llenar hacia abajo.
5. Ctrl+E: Aplicar formato de tabla a un rango de celdas.
6. Ctrl+J: Copiar la fórmula de la celda izquierda a las celdas seleccionadas hacia la derecha.
7. Ctrl+K: Cursiva.
8. Ctrl+N: Negrita.
9. Ctrl+S: Subrayado.
10. Ctrl+T: Abrir el cuadro de diálogo Crear tabla, que te permite convertir un rango de celdas en una tabla.
11. Ctrl+U: Nuevo libro de trabajo.
12. Ctrl+V: Pegar el contenido del portapapeles en la ubicación seleccionada.
13. Ctrl+X: Cortar celdas.
14. Ctrl+Y: Rehacer la última acción.
15. Ctrl+Z: Deshacer la última acción.
16. Ctrl+1: Abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas, donde puedes cambiar el formato de las celdas seleccionadas.
17. Ctrl+2: Aplicar formato de negrita.
18. Ctrl+5: Aplicar tachado.
19. Ctrl+9: Ocultar las filas seleccionadas.
20. Ctrl+0: Ocultar las columnas seleccionadas.
21. Ctrl+F: Ir a la pestaña Archivo.
22. Ctrl+Mayús+-: Remover los bordes de la celda.
23. Ctrl+Avpág: Mover a la hoja siguiente.
24. Ctrl+Repág: Mover a la hoja anterior.
25. Ctrl+-: Abrir el cuadro Eliminar celdas.
26. Ctrl++: Abrir el cuadro Insertar celdas.
27. Ctrl+Mayús+L: Activar o desactivar los filtros.
28. Ctrl+Mayús+O: Seleccionar las celdas con comentarios.
29. Ctrl+Mayús+U: Expandir la barra de fórmulas.
30. Mayús+F6: Cambiar entre la hoja de cálculo, el panel de tareas, el control de zoom y la cinta de opciones.
31. Ctrl+F9: Minimizar una ventana del libro hasta convertirla en un icono.
32. F12: Mostrar el Guardar como.
33. Ctrl+Mayús+Avpág: Agregar la siguiente hoja a la selección de hojas.
34. Ctrl+Mayús+Repág: Agregar la hoja previa a la selección de hojas.
35. Ctrl+Espacio: Seleccionar la columna actual.
36. Mayús+Avpág: Extender la selección hacia abajo.
37. Mayús+Repág: Extender la selección hacia arriba.
38. Ctrl+Mayús+!: Aplicar el formato con dos decimales, miles y signo menos (-) para valores negativos.
39. Alt+F8: Abrir el cuadro de diálogo Macro.
40. Ctrl+Mayús+#: Aplicar el formato de fecha.
41. Ctrl+Mayús+: Aplicar el formato de hora.
42. Ctrl+Mayús+&: Aplicar un borde a la celda.
43. Ctrl+Máyus+”: Copiar el contenido de la celda superior.
44. Ctrl+*: Seleccionar la región actual de celdas con datos.
45. Ctrl+Mayús+Entrar: Ingresar una fórmula matricial.
46. Alt+Entrar: Comenzar una nueva línea en una misma celda.
47. Shift+F9: Calcular la hoja de cálculo activa.
48. Alt+F11: Abrir el editor Visual Basic.
49. Ctrl + tecla +: Activar o desactivar las fórmulas de las celdas.
50. Alt+F1: Insertar un gráfico.

Excel es una herramienta poderosa que puede simplificar y agilizar una amplia variedad de tareas, desde la gestión de datos hasta la creación de informes y gráficos. Sin embargo, para aprovechar al máximo todas sus capacidades, es fundamental conocer, así como dominar los atajos de teclado.

Estos atajos te permitirán realizar tareas comunes de manera más rápida, lo que te ayudará a mejorar tu flujo de trabajo y sin perder tiempo buscando funciones en la cinta de opciones.

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Se trata de una app de hojas de cálculo que te permite organizar, calcular y analizar datos de forma estructurada. Imagina una cuadrícula gigante donde cada celda puede contener números, texto, fórmulas o incluso gráficos. Con Excel, puedes crear desde simples listas de tareas hasta complejos modelos financieros.

De hecho, puedes crear gráficos dinámicos con listas desplegables para visualizar tendencias, patrones y relaciones entre los datos. Por ejemplo, puedes generar un gráfico de barras para comparar las ventas de diferentes productos o una tabla dinámica para analizar el rendimiento de tus empleados.

A pesar de su potencia y versatilidad, este programa no es infalible. Como cualquier otra aplicación, puede presentar errores y dejar de funcionar correctamente. Si alguna vez has intentado abrir Excel y te has encontrado con que no responde o se bloquea, el modo seguro puede ser tu solución.

 ¿Qué es el modo seguro de Excel?

El modo seguro es una forma de iniciar Excel con las funciones básicas, desactivando complementos y configuraciones personalizadas que podrían estar causando problemas. Esto te permite acceder a tus archivos y solucionar el problema sin perder datos.

La función es útil en muchas situaciones, pero sobre todo cuando la app se bloquea al iniciarse. De igual manera, si un archivo específico causa problemas al abrirse, el modo seguro puede ayudarte a acceder a él y recuperar tus datos. Se recomienda utilizar este modo en las siguientes situaciones:

• Cuando no puedes abrir un archivo de Excel específico.
• Si Excel se bloquea con frecuencia.
• Si sospechas que un complemento está causando problemas.
• Para probar una solución a un problema específico.

Cómo abrir un archivo de Excel en modo seguro

Si Excel te está dando errores, no te preocupes, para contrarrestar estos problemas, Microsoft ha incorporado el modo seguro. Pero, ¿qué es exactamente y para qué sirve? El modo seguro puede ser tu salvación. Esta función especial te permite ejecutarlo con las funciones básicas, desactivando cualquier complemento o configuración personalizada que pueda estar causando conflictos.

Para ello, existen tres métodos sencillos para llevar a cabo este procedimiento, que te permitirá trabajar de manera eficiente y sin contratiempos. Lo mejor de todo es que no necesitas herramientas adicionales ni instalar nada en tu ordenador.

El método más rápido para abrir Excel en modo seguro es mediante un atajo de teclado. Localiza el icono de la app en tu escritorio, barra de tareas o menú Inicio. Si no tienes un acceso directo, puedes crear uno simplemente haciendo clic derecho para anclarlo a la barra de tareas o al escritorio.

Una vez hecho lo anterior, mantén presionada la tecla Ctrl en tu teclado y haz doble clic en el icono de Excel. No sueltes la tecla hasta que aparezca un cuadro de diálogo que te pregunte si deseas ejecutar Excel en este modo. Haz clic en Sí. Esta función es rápida y no requiere configurar nada adicional.

Este método es más rápido que el anterior y también funciona cuando Excel no se abre. Al escribir una palabra en el cuadro de diálogo Ejecutar, estás indicando a Windows que inicie Excel directamente en modo seguro, sin necesidad de utilizar el acceso directo.

Para ello, presiona las teclas Windows + R para abrir la ventana Ejecutar. Luego, en el espacio correspondiente, escribe excel /safe y pulsa Enter. 

Por último, si necesitas usar Excel en modo seguro periódicamente, una de las cosas que puedes llevar a cabo es crear un acceso directo que siempre lo abra en este modo. Este método es ideal si prefieres tener una solución permanente en su escritorio.

Lo primero es localizar el icono de Excel en tu escritorio, el cual puede estar tanto en la barra de tareas o en el menú Inicio. Haz clic derecho sobre el icono y luego selecciona la opción Propiedades. 

Se abrirá una nueva ventana, donde debes añadir la palabra /safe al final del campo Destino. Cabe señalar que debes asegurarte que vaya después de las comillas. El siguiente paso es seleccionar la pestaña General y edita el nombre de la app para que puedas reconocerla fácilmente, por ejemplo, Excel modo seguro, luego pulsa en Aplicar y Aceptar.

El modo seguro de Microsoft Excel es una herramienta útil para solucionar problemas relacionados con la aplicación. Si te encuentras con un archivo que no puedes abrir o si Excel presenta un error, no dudes en utilizar este modo para diagnosticar el problema y encontrar una solución.

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Si bien el cálculo así a simple vista puede parecer complejo, Excel siempre ha sido esa herramienta que es capaz de hacerlo todo como si de magia se tratase. Además, resulta que para sacar este cálculo, puedes hacerlo de una forma muy sencilla.

Antes de nada, una simple aclaración para que diferencia qué es el sueldo neto y bruto:

• Salario bruto: es la cantidad total que recibe el trabajador antes de aplicar cualquier deducción o retención. Se obtiene sumando el sueldo base, las primas, bonificaciones, compensaciones y demás conceptos retributivos.
• Salario neto: es el monto final que el trabajador recibe en su cuenta tras quitar del salario bruto las deducciones obligatorias, como la Seguridad Social, y las retenciones, como el IRPF.

Ahora sí, así puedes calcular tu sueldo neto a partir del salario bruto en Excel

1. Sueldo base: añade el total fijo que recibes como sueldo básico.
2. Primas y bonificaciones: incluye cada una de las primas, bonificaciones o incentivos que recibes.
3. Deducciones: enumera todas las deducciones obligatorias que se te aplican, como la Seguridad Social o el IRPF.

En el caso del IRPF, comentar que va a depender de tu salario bruto anual, aunque suele situarse entre un 12% y un 17% para sueldos "normales". En cuanto a la Seguridad Social (normalmente ronda el 6,47%), estas son las aportaciones que el trabajador realiza, calculadas sobre la base de cotización del empleado:

• Contingencias comunes: 4.70%. Aquí entran enfermedades, accidentes no laborales o cualquier otra situación de incapacidad temporal que pagas para luego tener asistencia sanitaria, por ejemplo.
• Desempleo: 1,55% —para contratos indefinidos— y 1,60% —para contratos de duración determinada—.
• Formación profesional: 0,10%.
• MEI o Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social: 0,12%.

Utiliza la función SUMA (añade en la barra de función el símbolo de = seguido de la palabra SUMA) para sumar el sueldo base, las primas y bonificaciones. Aquí, una vez tienes el =SUMA deberás añadir un paréntesis y las celdas que quieres sumar, por ejemplo =SUMA (C1;C2;C3). Importante que añadas el punto y coma para incluir más celdas y que abras y cierres con paréntesis. El resultado será el salario bruto.

Por último, es tan fácil como usar ahora la función RESTA para quitar del salario bruto todas las deducciones y retenciones. El proceso es el mimo, pero aquí lo que debes hacer es coger el salario bruto que te ha salido y restarle las deducciones. Por ejemplo: =RESTA B6-(B9;B10). El resultado será el salario neto.

Si bien al principio es algo complicado acostumbrarse a cómo funciona Excel, estas fórmulas son realmente muy sencillas. Una vez que le cojas el truco estarás preparado o preparada para poder revisar todos estos datos.

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Pero a pesar de su versatilidad, puede presentar problemas de rendimiento que afecten tu flujo de trabajo. En ocasiones, puede que se atasque o responda lentamente, lo cual puede resultar sumamente frustrante, especialmente cuando tienes que completar una tarea importante. 

Esta herramienta no solo facilita el análisis y la manipulación de datos, sino que también ofrece funciones avanzadas que permiten realizar cálculos complejos, crear gráficos dinámicos y organizar información. Por tanto, es fundamental asegurarse que funcione sin problemas para aprovechar al máximo sus capacidades.

Acelera tus hojas de cálculo de Excel con estos trucos

Si al trabajar con Microsoft Excel experimentas lentitud o se atasca varias veces, no te preocupes, existen algunos métodos para terminar con estos inconvenientes. 

Sin más preámbulos, te compartimos los 7 trucos que te ayudarán a optimizar el rendimiento y la velocidad de este programa.

• Evita el formato excesivo: Aunque el formato puede hacer que tus datos sean más legibles, un exceso de formato puede ralentizar Excel. Evita utilizar múltiples fuentes, colores y bordes innecesarios y utiliza la opción Borrar formatos para eliminar el formato no deseado y simplificar la apariencia de tu hoja de cálculo.
• Comprime las imágenes: Las imágenes de alta resolución pueden aumentar significativamente el tamaño de tu archivo de Excel, por lo que te recomendamos comprimir cada una de ellas para reducir su tamaño sin sacrificar la calidad. Puedes utilizar la función Comprimir imágenes del menú Formato de imagen.
• Simplifica las fórmulas: Las fórmulas complejas con múltiples referencias de celdas y funciones anidadas pueden consumir una gran cantidad de recursos del sistema. Divide las fórmulas complejas en pasos más pequeños y utiliza funciones alternativas cuando sea posible.

• Elimina filas y columnas en blanco: Las filas y columnas vacías no solo ocupan espacio innecesario en tu archivo de Excel, sino que también pueden afectar su rendimiento. Para eliminarlas, te recomendamos utilizar Ctrl + Shift + Espacio para seleccionar todas las celdas, así como las columnas en blanco en tu área de trabajo.
• Limita los cambios en los valores: Las funciones volátiles, como RAND() o TODAY(), recalculan cada vez que se realiza un cambio en la hoja de cálculo. Si bien son útiles para mostrar datos dinámicos, pueden ralentizar Excel. Para optimizarlas, te recomendamos copiar tus resultados en celdas adyacentes y actualiza manualmente estos valores cuando sea necesario.

• Organiza los nombres de tus elementos: El uso de rangos con nombre puede simplificar tus fórmulas, pero asegúrate de no tener nombres redundantes o múltiples para la misma matriz de datos. Elimina los elementos con nombre no utilizados y ordena tus nombres para mejorar el rendimiento de tu hoja de cálculo.
• Utiliza la herramienta de rendimiento: Excel ofrece una herramienta integrada llamada Comprobar Rendimiento que te permite identificar y corregir problemas que afectan la velocidad de tu hoja de cálculo. Para utilizarla, pulsa en la pestaña Revisar, y luego en Rendimiento para seleccionar la opción. Sigue las recomendaciones de la herramienta para optimizar tu archivo y mejorar su rendimiento.

Recuerda que estos son solo algunos trucos que puedes utilizar para mejorar el rendimiento de Excel. La mejor manera de optimizar el funcionamiento de tu hoja de cálculo dependerá de las características específicas de tu archivo y de tu flujo de trabajo.

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Microsoft introdujo la función Ink to Text Pen en Word, OneNote y PowerPoint para Windows y fue todo un éxito, ahora la compañía ha anunciado que también llegará a Excel. Esta opción permite a los usuarios convertir la escritura a mano en texto utilizando el lápiz. Muchos aseguran que este método simplificará la entrada de datos en las celdas. 

Otra novedad que traerá el programa será la posibilidad de realizar gestos con el lápiz como seleccionar y eliminar el contenido de una celda. Esta función reemplazará a la anterior Action Pen de Excel y ayudará a ser más productivos.

Ink to Text Pen llega a Excel

Ink to Text es útil para añadir datos rápidamente, pero algunos usuarios han detectado que puede ser algo complejo interactuar con las fórmulas, recoge How To Geek. La función puede complementarse con el teclado en los ordenadores y supone un salto de accesibilidad para las tablets grandes sin teclado o cuando es poco preciso.

La herramienta Ink to Text Pen de Excel se puede empezar a utilizar para Windows desde la pestaña Dibujar. Los dispositivos táctiles tendrán esta pestaña habilitada por defecto automáticamente, mientras que otros tendrán que configurarla si lo desean. Una vez seleccionada la opción, la hoja activa se amplía para facilitar la escritura en las celdas, ha explicado Microsoft. 

Los usuarios pueden seleccionar una celda y empezar a escribir contenido sobre ella, reemplazarla, eliminar el texto o realizar los gestos habituales del teclado o el ratón. Uno de los atajos más populares es seleccionar varias celdas con la opción Línea, que permite formatear varias celdas. También se puede utilizar la función Tachar para seleccionar el contenido.

Ink to Text se encuentra en fase beta y por el momento solo está disponible para los usuarios del programa Microsoft 365 Insiders y se espera que llegue al público general en las próximas semanas o meses. La escritura a mano en Excel necesitará la última actualización con Windows 11 23H2, que se lanzó oficialmente el 31 de octubre de 2023.

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Una de las características más útiles es el formato condicional. Una función que te permite resaltar automáticamente ciertas celdas en función de condiciones específicas que hayas establecido previamente. Es una manera eficaz de visualizar y analizar datos de manera rápida y efectiva.

¿Cómo acceder a la herramienta de formato condicional?

Acceder a la herramienta de formato condicional en Excel es bastante sencillo. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar las celdas a las que deseas aplicar esta característica y luego dirigirte a la pestaña Inicio en la cinta de opciones. 

Una vez allí, encontrarás el grupo de comandos llamado Estilos, donde verás la opción de Formato condicional. Al hacer clic en esta opción, se desplegarán varias opciones para aplicar formato a tus datos.

Esta función en Microsoft Excel se puede aplicar de diversas formas para resaltar diferentes aspectos de tus hojas de cálculo. Aquí te presentamos algunos de los tipos de formatos más comunes:

• Resaltar celdas que contienen ciertos valores: Esta función te permite resaltar automáticamente todas las celdas que contienen un valor específico. Por ejemplo, puedes resaltar en rojo todas las celdas que contienen un valor inferior a 10 en una lista de calificaciones.

• Resaltar celdas únicas o duplicadas: Detecta errores de entrada de datos o identifica elementos que aparecen varias veces en un conjunto de datos. El formato condicional te permite resaltar celdas únicas o duplicadas para una limpieza eficiente de tu hoja de cálculo.

• Resaltar valores superiores e inferiores: Utiliza el formato condicional para resaltar automáticamente los valores más altos y más bajos dentro de un conjunto de datos. Por ejemplo, puedes resaltar en verde los ingresos más altos y en rojo los ingresos más bajos en una tabla de ventas mensuales.

• Escalas de color: Esta función aplica una escala de colores a tus celdas en función de los valores que contienen. Esta técnica visual te permite identificar rápidamente tendencias y patrones en tus datos.

• Barras de datos: Agrega barras de datos a las celdas en función de su valor relativo, proporcionando una representación visual rápida de tus datos. Por ejemplo, puedes aplicar barras de datos verticales para mostrar la magnitud de cada valor en una tabla de ventas trimestrales, que te permiten comparar visualmente, donde la barra más grande representa el valor más alto.

• Conjuntos de iconos: Excel agrega iconos a las celdas en función de su valor relativo, permitiéndote resaltar diferentes aspectos de tus datos de manera visual. Por ejemplo, puedes aplicar conjuntos de iconos para indicar con flechas hacia arriba o hacia abajo si un valor ha aumentado o disminuido en comparación con el periodo anterior en una tabla de rendimiento financiero.

El formato condicional en Excel es una herramienta poderosa que puede ayudarte a mejorar la eficiencia y la efectividad de tus análisis de datos. 

Con una variedad de opciones disponibles, puedes personalizar el formato según tus necesidades específicas y potenciar tu productividad.

Recuerda que puedes experimentar con diferentes tipos de formato para encontrar el que mejor se adapte a tus tareas. Incluso, puedes combinar con otras funciones de la app para crear análisis más completos, así como visualmente más atractivos.

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Entre sus funciones más destacadas se encuentra la posibilidad de crear tablas, listas, grupos de datos y, por supuesto, gráficos. Pero este programa va más allá, permitiéndote crear gráficos dinámicos con listas desplegables.

Cabe señalar que esta función es excelente para ver y analizar datos, ya que te permiten explorar diferentes conjuntos de información de manera interactiva. Puedes cambiar rápidamente los datos que se muestran en el gráfico, lo que facilita la comparación y el análisis de diferentes escenarios.

Imagina que tienes una tabla de datos que muestra las ventas de tu empresa. Con un gráfico dinámico, puedes ver las ventas de una región específica, comparar las ventas de diferentes productos en un mismo trimestre o analizar las tendencias de ventas a lo largo del tiempo.

Pasos para crear gráficos dinámicos en Excel

Ahora que comprendes la importancia y utilidad de los gráficos dinámicos en Excel, vamos a explicarte paso a paso cómo crearlos utilizando listas desplegables.

El primer paso es crear una lista que te permita seleccionar los datos que deseas ver en el gráfico. Para hacerlo, sigue estos pasos:

• Escribe una palabra de acción, como Elegir, por ejemplo, y luego selecciona la celda donde deseas que aparezca la lista desplegable y ve a Validación de datos en la cinta de opciones.

• En la ventana de Validación de Datos, elige Lista en el menú desplegable de Permitir. En el campo Origen, selecciona las celdas que deseas incluir en tu lista desplegable, en este caso vamos a elegir Juego 1 y hasta Juego 5. Haz clic en Aplicar.

• Una vez que hayas creado tu lista desplegable, necesitarás crear una tabla de recuperación de datos que extraiga la información correspondiente a la selección realizada. 
• Copia los encabezados de las filas de tus datos originales y pégalos en una nueva ubicación. Puedes utilizar los atajos de teclado Ctrl+C y Ctrl+V para copiar y pegar.

• Ordena la tabla de recuperación de datos alfabéticamente por la primera columna. Para ello, debes resaltar los nombres, haz clic derecho y en Ordenar, pulsa sobre Orden ascendente.

• Ahora, debes asignar un encabezado a la columna donde se mostrarán los datos seleccionados. Selecciona una celda junto al nuevo grupo de nombres e introduce la fórmula =B9, para sincronizarla con la lista desplegable.

• Una vez que hayas creado tu tabla de recuperación de datos, necesitarás utilizar las funciones INDICE y COINCIDIR para extraer los datos correspondientes a la selección realizada en la lista desplegable. Cabe señalar que este procedimiento es el más complicado, por lo que debes estar atento a todos y cada uno de los pasos.
• Vamos a utilizar esta sintaxis: =INDICE(a,MATCH(b,c,0),MATCH(d,e,0)).
• En la celda I3, vamos a indicarle a Excel que busque en la lista desplegable y extraiga un valor a la nueva lista a través de la función =INDICE.

• Lo siguiente es hacer coincidir ambas listas desplegables, la del lado derecho y la del lado izquierdo. En este caso debes escribir: =INDICE($B$3:$F$7,COINCIDIR(H3,$A$3:$A$7,0),COINCIDIR($I$2,$B$2:$F$2,0)).

• Ahora, haz clic y arrastra la celda donde acabas de escribir la fórmula para completar automáticamente el resto de los datos.

• Una vez que hayas extraído los datos a la tabla de recuperación, puedes insertar un gráfico en Excel. 
• Resalta todos los datos de la tabla de la derecha, luego selecciona Insertar en la cinta de opciones y elige el diseño del gráfico.

Los gráficos dinámicos en Excel son una excelente manera de presentar y analizar datos de manera clara. Con la capacidad de explorar diferentes conjuntos de información utilizando listas desplegables, puedes obtener datos valiosos y tomar decisiones informadas.

Aunque puede resultar un poco complejo al principio, resulta sencillo una vez que dominas las fórmulas clave y los pasos necesarios. 

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Además de todas sus funciones conocidas, también incluye una serie de trucos y técnicas que pueden marcar la diferencia a la hora de trabajar en tus hojas de cálculo. Uno de estos trucos es la capacidad de fijar filas o columnas.

Se trata de una función aparentemente simple, pero muy útil, que puede mejorar significativamente tu experiencia y facilitar la navegación por tu documento. Imagina que estás trabajando en una hoja de cálculo extensa que contiene una gran cantidad de datos. 

A medida que te desplazas hacia abajo o hacia la derecha para explorar la información, es fácil perder de vista las etiquetas de fila o columna que te ayudan a identificar lo que estás viendo. Aquí es donde entra en juego esta función, y te explicamos cómo fijar una fila en Excel.

Cómo fijar una fila en Excel

Al fijar una fila o columna en Excel, puedes asegurarte de que ciertas partes importantes de tus datos permanezcan siempre visibles, incluso cuando te desplazas por el resto de la hoja. Esto es útil cuando trabajas con encabezados de columna o fila que describen el contenido de los datos en esa sección de la hoja de cálculo. 

Por ejemplo, si estás trabajando con un conjunto de datos que contiene información sobre ventas mensuales y quieres asegurarte de que los nombres de los meses siempre estén visibles mientras te desplazas hacia abajo, fijar la primera fila te permitirá hacer precisamente eso.

Además de facilitar la navegación por tus hojas de cálculo, fijar filas o columnas en Excel también puede ayudarte a evitar errores al trabajar con datos extensos. Al mantener las etiquetas visibles en todo momento, reduces la posibilidad de confundirte o perder el contexto mientras trabajas en tu análisis.

En resumen, activar esta opción permite mantener los encabezados, así como las etiquetas visibles, facilitando la vista de los datos. Por otro lado, podrás comparar datos en diferentes partes de la hoja de cálculo sin perder de vista la información clave. 

Para ello, simplemente céntrate en tu archivo, así como en la columna o fila que deseas fijar. Dirígete a la pestaña Vista en el menú que se encuentra en la parte superior de la ventana de Excel. Haz clic en Inmovilizar paneles, selecciona entre las tres opciones disponibles según tus necesidades.

El primero es Inmovilizar fila superior, el segundo es Inmovilizar primera columna y el tercero es Inmovilizar paneles, que fija tanto la fila superior como la primera columna. 

Fijar filas y columnas en Excel es un truco simple, pero poderoso que puede mejorar significativamente tu experiencia al trabajar con hojas de cálculo. Te permite mantener una referencia constante mientras te desplazas por la hoja de cálculo.

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Cuando trabajas con hojas de cálculo en Excel, cada segundo cuenta, y en este caso, los atajos de teclado te permiten llevar a cabo acciones de forma rápida y eficiente, sin tener que recurrir constantemente al ratón o a los menús. 

Esto no solo aumenta tu productividad, sino que también te ayuda a concentrarte en lo que realmente importa. Antes de sumergirnos en los atajos, es importante comprender las principales funciones de uno de los mejores programas de Microsoft. 

Excel se utiliza ampliamente en áreas como contabilidad, finanzas, gestión de tareas, horarios, presupuestos y más. Desde la creación de fórmulas complejas hasta la generación de gráficos dinámicos, ofrece una amplia variedad de herramientas para trabajar con datos de manera efectiva.

Ahora, hablemos de los atajos de teclado que te ayudarán a aprovechar al máximo esta app, ya sea que utilices Windows o macOS. Los atajos te permitirán realizar tareas comunes de manera rápida y eficiente, sin tener que desviar la atención de tu trabajo principal.

Principales acciones y atajos en Excel

Desplazarse por una hoja de cálculo

Atajos para introducir datos en Excel

Dar formato a celdas y datos

Trabajar con fórmulas

Navegar por la cinta de opciones

Al conocer y dominar estos atajos, puedes llevar a cabo acciones de manera rápida y eficiente, lo que te permite concentrarte en el análisis de datos dentro de las hojas de cálculo. 

Ya sea que utilices Excel en Windows o macOS, estos atajos te ayudarán a destacar en tu trabajo o en el colegio, permitiéndote aprovechar al máximo todas las funciones que este poderoso programa de Microsoft tiene para ofrecer. 

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Recientemente, la compañía lanzó una mejora significativa en la función de copiar y pegar en Excel, una novedad que simplifica y agiliza la tarea con las hojas de cálculo. Pero las mejoras no se detiene ahí. También ha introducido una característica que ya está disponible para todos, se trata de la función escanear o SCAN.

Microsoft estrena la nueva función SCAN en Excel

La función escanear en Excel es una herramienta diseñada para simplificar el proceso de cálculo de totales acumulados e identificar valores máximos en tus hojas de cálculo. Pero, ¿cómo funciona exactamente? Vamos a desglosarlo.

Cabe destacar que para aprovechar al máximo esta novedad, es esencial comprender sus componentes clave. En primer lugar, necesitas un valor inicial, que actúa como punto de partida para tus cálculos. 

Luego, debes especificar un rango de celdas que deseas analizar, es decir, el conjunto de datos en el que quieres aplicar la función de escaneo. Y finalmente, necesitas una función lambda, que determina la operación específica que se realizará en cada celda dentro del rango especificado.

Una vez que tienes estos componentes configurados, la función hará su magia. Iterará sobre el rango de celdas, aplicando la función lambda a cada una de ellas y generando los resultados deseados. 

Para entenderlo mejor, su funcionamiento se basa en tres pilares: Valor inicial, que define el punto de partida para el cálculo; Rango de celdas, que establece el área de datos que deseas analizar, y Lambda, que define la operación que llevarás a cabo en cada celda del rango.

Lo mejor de esta función radica en su capacidad para actualizarse automáticamente a medida que se incorporan nuevos datos al rango designado, lo que garantiza que tus cálculos siempre estén precisos y actualizados.

De esta manera, puedes utilizarla para calcular totales acumulados en conjuntos de datos de ventas, seguimiento de inventario, análisis financiero, y mucho más. Además, puedes llevar a cabo análisis de datos complejos de manera rápida y eficiente, ahorrando tiempo y esfuerzo.

En pocas palabras, puedes aprovechar al máximo esta nueva funcionalidad de Microsoft Excel para optimizar tu trabajo, aumentar tu productividad y obtener mejores resultados en tus hojas de cálculo. 

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Al momento de crear un formulario en esta app puedes compartirlo fácilmente con los participantes a través de un enlace o una invitación por correo electrónico. 

Si utilizas Microsoft Forms debes saber de sobra que proporciona funciones para analizar las respuestas recopiladas, donde tienes acceso a los resúmenes de respuestas, estadísticas y gráficos en tiempo real para comprender de mejor manera los datos recopilados. 

No obstante, si lo que quieres es sincronizar estos datos con Microsoft Excel, lo puedes hacer sin problemas. Cabe señalar que esta app puede integrarse fácilmente con otras aplicaciones de Office, por lo que los datos de Forms puedes verlos en Excel. 

Llevar a cabo este proceso es bastante fácil, ya que Microsoft ahora te ofrece una alternativa más eficiente para analizar los datos a medida que se acumulan las respuestas, y todo a través de la web. 

Así puedes sincronizar tus formularios de Microsoft Forms en Excel

El primer paso es crear tu formulario en Microsoft Forms siguiendo el proceso habitual. Asigna un título y una descripción clara. Luego selecciona entre las opciones de tipos de preguntas para tu formulario. 

Cabe mencionar que es importante que actives la función Obligatorio en las preguntas esenciales para garantizar un análisis detallado de los datos recopilados. Esto asegurará obtener la información pertinente para su evaluación.

Cuando hayas terminado, selecciona Recopilar respuestas en el menú superior y elige el método de cómo vas a compartir los resultados. 

Puedes hacerlo mediante un enlace directo, una invitación por Microsoft Forms, un código QR, compartiendo en redes sociales a través de Facebook o X, o simplemente integrándolo con un código para insertarlo en tu página web.

El paso siguiente es abrir los resultados de tu archivo en Excel en la web. Para ello, dirígete a la pestaña Respuestas de tu formulario y haz clic en Abrir en Excel. 

Se abrirá una nueva pestaña en tu navegador con Excel  mostrando automáticamente los datos en una tabla. A medida que se envíen nuevas respuestas, Excel en la web se actualizará automáticamente, permitiéndote analizar la información en tiempo real.

En este punto puedes personalizar la tabla para mostrar los datos de la manera que desees. Eres libre de eliminar columnas innecesarias, cambiar los encabezados o aplicar formato a las celdas según tus necesidades.

Sincronizar datos de Microsoft Forms con Excel en la web te permite ahorrar tiempo y esfuerzo al analizar tus datos de manera eficiente y sin complicaciones.

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Muchos usuarios habían reportado que la experiencia no era tan fluida como en la versión de escritorio, lo que podía generar errores, pérdida de información y al final una mala experiencia. 

Después de recibir múltiples solicitudes y comentarios, la empresa finalmente ha tomado cartas en el asunto y ha mejorado la función de copiar y pegar en Excel. Estas novedades te ahorrarán tiempo y te ayudarán a trabajar con mayor eficiencia, pero también mejorar tu productividad. 

Copiar y pegar en Excel para la web ahora es más fácil que nunca

Microsoft ha implementado mejoras en la función de arrastrar y soltar, optimizando la selección y reubicación de filas y columnas. Esta mejora elimina la necesidad de hacer múltiples clics y navegar por los menús, por lo cual simplifica el proceso.

La característica de autocompletar también ha recibido una actualización importante, permitiendo a los usuarios añadir datos en una celda y extender automáticamente esta información al resto de las celdas relacionadas de manera rápida y eficiente.

Para utilizar esta función, basta con seleccionar la celda que contiene los datos iniciales y arrastrar desde el signo más ubicado en su esquina inferior derecha, facilitando así la entrada de datos consecutivos sin esfuerzo.

De igual manera, se han introducido opciones de pegado mejoradas. Como menciona Microsoft en su comunicado oficial, al copiar datos, verás un icono emergente con las opciones de pegado disponibles, lo que facilita la tarea en tus fórmulas. 

Olvídate de perder el formato o las fórmulas al copiar y pegar. Ahora, Excel para la web te ofrece opciones como Solo fórmulas, Solo formato y Valores y formato para que tengas un control total sobre tus datos.

Cabe señalar que estas mejoras ya están disponibles para todos los usuarios. Es importante mencionar que no necesitas actualizar ni instalar nada, solo tienes que abrir tu hoja de cálculo y empezar a disfrutar de las mejoras que llegan a este servicio.

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La compañía ha apostado en los últimos meses por la inteligencia artificial con mejoras en la conectividad de Copilot para automatizar tareas como trabajar con hojas de cálculo de Excel o manipular documentos. 

Microsoft ha introducido otras novedades en Excel de manera progresiva durante este mes, aunque la lista no es tan grande como la de Teams, ha informado XDA Developers.

Las últimas novedades de Excel para la versión web

Microsoft ha escuchado a los usuarios y por fin permitirá exportar los datos en formato de valores separados por comas (CSV). Esta característica ya estaba disponible en la aplicación de escritorio para Windows y Mac, pero estaba restringida para los usuarios de la versión web. 

La compañía ha añadido otra nueva opción en el panel "Conjunto de datos" de Power BI conocida como "Insertar tabla". Esto permitirá crear tablas que se vinculen directamente con Excel. La idea de Microsoft detrás de esta mejora es optimizar las funciones del programa en el ámbito laboral para aumentar así la productividad.

Las tablas dinámicas tenían mucho que mejorar en la versión web de Excel y el gigante tecnológico ha trabajado en ellas: las últimas actualizaciones traen una vista más sencilla. Los usuarios tenían que hacer doble clic en una celda para ver más información en una nueva tabla, ahora pueden utilizar el botón "Mostrar detalles" en la pestaña "Análisis de tabla dinámica" de forma más intuitiva.

Las últimas novedades de Excel para Windows

La versión de escritorio de Excel para Windows es la más completa y Microsoft no ha traído grandes novedades este mes. Aquellos que utilicen una licencia de Office 365 E1 o F3 podrán usar la funcionalidad Office Scripts en la pestaña "Automatizar", lo que supondrá un salto en funcionalidad. 

Los usuarios no tendrán que tener ningún conocimiento en programación para ejecutar flujos de trabajo repetitivos mediante Action Recorder. Excel les permitirá generar scripts de forma automática.

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